Personal Assistants Vacatures

Als rechterhand van de Unit Lead speel je een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse praktijk. Je houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat de juiste prioriteiten op het juiste moment aandacht krijgen. Daarbij beheer je niet alleen de agenda, maar begrijp je ook wat er speelt en wat belangrijk is binnen de organisatie. Je zorgt dat interne en externe meetings goed zijn voorbereid, de juiste mensen betrokken zijn en afspraken worden opgevolgd. Acties en deadlines houd je scherp in het vizier en je schakelt gemakkelijk met verschillende stakeholders.

Naast je ondersteuning van de Unit Lead geef je leiding aan het Benelux EA-team, bestaande uit de Amsterdam-based EAs en de ACE support in Boekarest. Je bouwt aan een teamcultuur waarin eigenaarschap, service, samenwerking en continue verbetering centraal staan. Je coacht en ontwikkelt de EAs richting een steeds proactievere vorm van executive support en brengt structuur in de manier waarop het team samenwerkt. Denk aan heldere communicatie, standaarden, handovers en werkafspraken. Samen met het ACE-team in Boekarest zorg je voor één geïntegreerde supportorganisatie die soepel en professioneel functioneert.

Binnen de Unit ben jij daarmee niet alleen de rechterhand van de Unit Lead, maar ook de drijvende kracht achter het EA-team. Je vertegenwoordigt het team in relevante overleggen, bent het aanspreekpunt voor EA-gerelateerde onderwerpen en blijft continu kijken waar de ondersteuning slimmer, sterker en effectiever kan.

Als Executive Assistant bied je proactieve en hoogwaardige ondersteuning aan het Investment Team. Je zorgt ervoor dat de partners zich volledig kunnen richten op hun belangrijkste verantwoordelijkheden: het beoordelen van investeringskansen, het onderhouden van relaties met stakeholders en het nemen van strategische beslissingen.

Je werkt in een team met 5 andere EA's en ondersteunt het Investment Team met de focus op het BioEconomy Fund. Daarnaast ben je de vaste Executive Assistant van Alex Hoffmann en Joy Faucher, beiden Generel Partner binnen het Bioeconomy Fund.

Het is een veelzijdige functie waarin je zorgt voor een goed georganiseerde agenda, soepel geplande meetings en internationale reizen, verzorgt de administratie en declaraties, organiseert congressen, diners en interne evenementen en zorgt voor een goede afstemming met interne en externe stakeholders.

Als EA van de CEO en CFO van NLKG ben jij de onmisbare rechterhand van zowel Mikael Andersson als de CFO. Jij creëert rust en overzicht in een organisatie die volop in ontwikkeling is, bewaakt de prioriteiten en zorgt ervoor dat de juiste zaken op het juiste moment aandacht krijgen. Dankzij jouw scherpe prioritering, organisatiesensitiviteit en natuurlijke regie kan de CEO en CFO zich volledig richten op de verdere groei, integratie en professionalisering van NLKG.

Je beheert de agenda van de CEO en CFO, bereidt belangrijke meetings voor en zorgt dat vergaderstukken, presentaties, notulen en actiepunten goed worden voorbereid en opgevolgd. Als centrale schakel tussen de CEO/CFO en de organisatie zorg je ervoor dat informatie op de juiste plek terechtkomt, bewaak je deadlines en actielijsten en houd je zicht op wat er binnen de organisatie speelt.

Je kijkt daarbij continu vooruit. Je signaleert wat aandacht nodig heeft voordat de CEO en CFO erom vragen, denkt actief mee en pakt zaken waar mogelijk zelfstandig op. Je schakelt gemakkelijk met MT-leden, medewerkers, investeerders en andere belangrijke stakeholders en weet daarbij verschillende belangen goed aan te voelen en met elkaar te verbinden.

Daarnaast ondersteun je bij organisatiebrede projecten en verandertrajecten, bijvoorbeeld rondom de verdere integratie en centralisatie van de klinieken. Je vindt het leuk om structuur aan te brengen in een omgeving die nog volop wordt vormgegeven en krijgt de vrijheid om de rol van EA verder vorm te geven.

Jij bent degene die ervoor zorgt dat de Managing Director altijd een stap voor is. Een agenda die continu verandert? Jij houdt het overzicht. Een belangrijke meeting die eraan komt? Jij hebt de juiste informatie al klaargezet. Een reis naar Brussel die nog geregeld moet worden? Jij hebt het geregeld voordat iemand ernaar vraagt.

Als Personal Assistant van de Managing Director Benelux ben jij de onmisbare spil in zijn dagelijkse werkzaamheden. Je brengt structuur in een dynamische agenda, bewaakt wat écht prioriteit heeft en zorgt dat afspraken, communicatie, reizen en opvolging soepel verlopen. Je denkt vooruit, signaleert waar het kan wringen en komt zelf in actie om zaken op te lossen.

Je werkt nauw samen met de Managing Director en schakelt met het Management Team, collega's in Amsterdam en Brussel en internationale stakeholders. Daardoor weet je precies wat er speelt en kun je snel schakelen wanneer de situatie daarom vraagt.

Dit is een rol voor iemand die energie krijgt van verantwoordelijkheid en het heerlijk vindt als alles klopt. Een echte één-op-één PA-positie waarin jij met jouw organisatietalent, scherpte en vooruitziende blik zorgt voor rust, overzicht en ruimte voor de Managing Director om zich te focussen op waar hij het verschil maakt.