Personal Assistant Amsterdam

Voor Standard Investment zijn we op zoek naar een enthousiaste Office Assistant die ervoor zorgt dat het kantoor soepel draait. Je wordt de rechterhand van Office Manager, die momenteel verantwoordelijk is voor de dagelijkse office werkzaamheden. Je ondersteunt haar waar nodig en krijgt steeds meer verantwoordelijkheid om werkzaamheden zelfstandig op te pakken.

Het is een rol voor iemand die graag vooruitdenkt, ziet wat er moet gebeuren en niet afwacht tot iemand het vraagt. Van het regelen van kantoorbenodigdheden en ondersteunen bij events tot het bewaken van de dagelijkse gang van zaken: jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen goed geregeld is.

In deze functie combineer je het beste van twee werelden. Jij bent degene die ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Ongeveer de helft van je tijd ben je hét gezicht van het kantoor. Je ontvangt bezoekers, zorgt dat vergaderruimtes perfect zijn voorbereid, regelt de catering en bent het eerste aanspreekpunt voor collega's, klanten en leveranciers. Dankzij jouw gastvrije en professionele aanpak voelt iedereen zich direct welkom. 

De andere helft van je week ondersteun je de Co-Head Nederland en zijn team van ongeveer 30 collega's. De ene dag plan je complexe agenda's, organiseer je een internationale reis of help je bij een evenement. De volgende dag stem je af met leveranciers, regel je een toegangspas voor een nieuwe collega, schakel je met IT of organiseer je de maandelijkse teamborrel. Tussendoor houd je de kantoorvoorraad op peil en zorg je ervoor dat collega's zich volledig kunnen richten op hun werk. Juist die combinatie van organiseren, ontzorgen en continu schakelen maakt deze rol zo veelzijdig. 

Als PA & Office Manager ben jij de onmisbare rechterhand van de Founder van MG Partners. Jij creëert rust in een omgeving waar snelheid de norm is, bewaakt de focus wanneer er veel tegelijk speelt en zorgt ervoor dat de juiste zaken op het juiste moment aandacht krijgen. Dankzij jouw scherpe prioritering, gevoel voor verhoudingen en natuurlijke regie kan de Founder zich volledig richten op het bouwen aan groei en het realiseren van ambities. Je pakt uiteenlopende projecten zelfstandig op, van de inrichting en verdere ontwikkeling van het nieuwe kantoor aan de Amsterdamse grachten tot het organiseren van bijeenkomsten, investeerders- en relatie-evenementen waarbij alles tot in de puntjes is verzorgd.

Je kijkt daarbij continu hoe werkzaamheden slimmer kunnen worden ingericht. Je vindt het leuk om nieuwe AI-tools en automatiseringen te ontdekken, werkstromen efficiënter te maken en zoveel mogelijk te automatiseren. Niet omdat technologie een doel op zich is, maar omdat het ruimte creëert voor persoonlijk contact en aandacht voor relaties.

Daarnaast ben je een vertrouwde sparringpartner van de Founder, ook buiten de organisatie. Je ondersteunt bij uiteenlopende privéprojecten, zoals vastgoed- en verbouwtrajecten, en stemt daarbij moeiteloos af met architecten, aannemers en andere betrokken partijen. Door jouw discretie, zelfstandigheid en oog voor detail weet je precies wat nodig is.

In deze rol ben je het eerste aanspreekpunt en daarmee het visitekaartje richting cliënten en kandidaten. Je brengt structuur in de dag, bewaakt het overzicht en zorgt dat afspraken, communicatie en documentatie tot in de puntjes kloppen. Je hebt veel contact met Executive Assistants van opdrachtgevers. Door deze contacten goed te onderhouden, weet je snel te schakelen en zorg je ervoor dat processen soepel blijven verlopen. 

Je ondersteunt partners in het volledige executive searchproces. Iedere partner begeleidt meerdere opdrachten tegelijkertijd, waarbij iedere fase om een andere vorm van ondersteuning vraagt. Zo ligt de nadruk in de beginfase op het plannen en coördineren van complexe afspraken, terwijl je later in het proces juist veel bezig bent met het controleren, redigeren en opmaken van kandidaatprofielen, rapportages en andere documenten. Een uitstekende beheersing van Microsoft Word en een scherp oog voor detail zijn daarom onmisbaar. 

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor diverse office managementtaken, het organiseren van (internationale) reizen, het onderhouden van contact met leveranciers en het verzorgen van de facturatie. Je denkt vooruit, ziet wat er nodig is voordat iemand erom vraagt en zorgt ervoor dat de partners zich volledig kunnen richten op hun opdrachtgevers.