Vacature Office Assistant

Voor Standard Investment zijn we op zoek naar een enthousiaste Office Assistant die ervoor zorgt dat het kantoor soepel draait. Je wordt de rechterhand van Office Manager, die momenteel verantwoordelijk is voor de dagelijkse office werkzaamheden. Je ondersteunt haar waar nodig en krijgt steeds meer verantwoordelijkheid om werkzaamheden zelfstandig op te pakken.

Het is een rol voor iemand die graag vooruitdenkt, ziet wat er moet gebeuren en niet afwacht tot iemand het vraagt. Van het regelen van kantoorbenodigdheden en ondersteunen bij events tot het bewaken van de dagelijkse gang van zaken: jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen goed geregeld is.

Als EA van de CEO en CFO van NLKG ben jij de onmisbare rechterhand van zowel Mikael Andersson als de CFO. Jij creëert rust en overzicht in een organisatie die volop in ontwikkeling is, bewaakt de prioriteiten en zorgt ervoor dat de juiste zaken op het juiste moment aandacht krijgen. Dankzij jouw scherpe prioritering, organisatiesensitiviteit en natuurlijke regie kan de CEO en CFO zich volledig richten op de verdere groei, integratie en professionalisering van NLKG.

Je beheert de agenda van de CEO en CFO, bereidt belangrijke meetings voor en zorgt dat vergaderstukken, presentaties, notulen en actiepunten goed worden voorbereid en opgevolgd. Als centrale schakel tussen de CEO/CFO en de organisatie zorg je ervoor dat informatie op de juiste plek terechtkomt, bewaak je deadlines en actielijsten en houd je zicht op wat er binnen de organisatie speelt.

Je kijkt daarbij continu vooruit. Je signaleert wat aandacht nodig heeft voordat de CEO en CFO erom vragen, denkt actief mee en pakt zaken waar mogelijk zelfstandig op. Je schakelt gemakkelijk met MT-leden, medewerkers, investeerders en andere belangrijke stakeholders en weet daarbij verschillende belangen goed aan te voelen en met elkaar te verbinden.

Daarnaast ondersteun je bij organisatiebrede projecten en verandertrajecten, bijvoorbeeld rondom de verdere integratie en centralisatie van de klinieken. Je vindt het leuk om structuur aan te brengen in een omgeving die nog volop wordt vormgegeven en krijgt de vrijheid om de rol van EA verder vorm te geven.

Jij bent degene die ervoor zorgt dat de Managing Director altijd een stap voor is. Een agenda die continu verandert? Jij houdt het overzicht. Een belangrijke meeting die eraan komt? Jij hebt de juiste informatie al klaargezet. Een reis naar Brussel die nog geregeld moet worden? Jij hebt het geregeld voordat iemand ernaar vraagt.

Als Personal Assistant van de Managing Director Benelux ben jij de onmisbare spil in zijn dagelijkse werkzaamheden. Je brengt structuur in een dynamische agenda, bewaakt wat écht prioriteit heeft en zorgt dat afspraken, communicatie, reizen en opvolging soepel verlopen. Je denkt vooruit, signaleert waar het kan wringen en komt zelf in actie om zaken op te lossen.

Je werkt nauw samen met de Managing Director en schakelt met het Management Team, collega’s in Amsterdam en Brussel en internationale stakeholders. Daardoor weet je precies wat er speelt en kun je snel schakelen wanneer de situatie daarom vraagt.

Dit is een rol voor iemand die energie krijgt van verantwoordelijkheid en het heerlijk vindt als alles klopt. Een echte één-op-één PA-positie waarin jij met jouw organisatietalent, scherpte en vooruitziende blik zorgt voor rust, overzicht en ruimte voor de Managing Director om zich te focussen op waar hij het verschil maakt.

In deze rol ben je een onmisbare schakel in de dagelijkse praktijk. Samen met de andere assistants ondersteun je het volledige juridische team en werk je aan uitdagende en hoogwaardige dossiers. Jij zorgt ervoor dat juridische stukken er perfect uitzien, dossiers altijd up-to-date zijn en dictaten snel en nauwkeurig worden uitgewerkt. 

Je bewaakt deadlines, houdt agenda’s strak georganiseerd en zorgt dat afspraken, transacties en deadlines naadloos op elkaar aansluiten. Ook schakel je dagelijks met diverse partijen: van advocaten en cliënten tot andere adviseurs, en bent daarbij een professioneel, scherp en toegankelijk aanspreekpunt. 

Daarnaast richt je je 50% van de tijd op de ondersteuning van een Partner. Zijn agenda loopt snel over, maar dankzij jouw overzicht, discretie en proactieve houding loopt alles soepel. Je pakt dingen snel op, bouwt vertrouwen op en weet steeds beter vooruit te denken en zaken uit handen te nemen. Ook privé ondersteun je hem waar nodig, bijvoorbeeld bij het plannen van afspraken.