Executive Assistant Investment Team

Jij bent degene die ervoor zorgt dat de Managing Director altijd een stap voor is. Een agenda die continu verandert? Jij houdt het overzicht. Een belangrijke meeting die eraan komt? Jij hebt de juiste informatie al klaargezet. Een reis naar Brussel die nog geregeld moet worden? Jij hebt het geregeld voordat iemand ernaar vraagt.

Als Personal Assistant van de Managing Director Benelux ben jij de onmisbare spil in zijn dagelijkse werkzaamheden. Je brengt structuur in een dynamische agenda, bewaakt wat écht prioriteit heeft en zorgt dat afspraken, communicatie, reizen en opvolging soepel verlopen. Je denkt vooruit, signaleert waar het kan wringen en komt zelf in actie om zaken op te lossen.

Je werkt nauw samen met de Managing Director en schakelt met het Management Team, collega's in Amsterdam en Brussel en internationale stakeholders. Daardoor weet je precies wat er speelt en kun je snel schakelen wanneer de situatie daarom vraagt.

Dit is een rol voor iemand die energie krijgt van verantwoordelijkheid en het heerlijk vindt als alles klopt. Een echte één-op-één PA-positie waarin jij met jouw organisatietalent, scherpte en vooruitziende blik zorgt voor rust, overzicht en ruimte voor de Managing Director om zich te focussen op waar hij het verschil maakt.

Als Legal Assistant zorg jij dat de dagelijkse praktijk van de advocaten soepel en gestructureerd verlopen. Je bewaakt deadlines, houdt overzicht in lopende dossiers en brengt rust in de planning wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen.

Je werkt nauw samen met de advocaten en bent het vaste aanspreekpunt voor organisatorische en administratieve ondersteuning. Je denkt vooruit, signaleert wat er nodig is voordat iemand erom vraagt en zorgt dat werkzaamheden zorgvuldig en op tijd worden uitgevoerd.

Naast het draaiend houden van de praktijk is er ruimte om mee te denken over hoe het secretariaat verder kan worden ingericht. Je kijkt met een frisse, praktische blik naar werkwijzen en draagt bij aan een efficiënte samenwerking binnen het kantoor.

Als Executive Assistant zorg je dat de partners en het managementteam hun aandacht kunnen richten op de inhoud en de besluitvorming, terwijl jij de randvoorwaarden strak organiseert. Je beheert complexe agenda’s, coördineert belangrijke overleggen en organiseert internationale reizen voor zakelijke afspraken en evenementen. Je bent een vertrouwd aanspreekpunt en bewaakt de opvolging van besluiten, actiepunten en gemaakte afspraken, zodat niets blijft liggen.

Daarnaast ondersteun je commerciële activiteiten door CRM-gegevens actueel te houden, rapportages voor te bereiden en relatiebeheer te coördineren.

Ook ondersteun je op het gebied van corporate governance en compliance. Je coördineert aandeelhouders, bestuurs- en managementvergaderingen, beheert contracten en documentatie en bewaakt de opvolging van besluiten.

Tot slot ondersteun je operationele en financiële processen, waaronder facturatie en betalingen, en draag je bij aan een soepele bedrijfsvoering.

Als Executive Assistant bied je proactieve en hoogwaardige ondersteuning aan het Investment Team. Je zorgt ervoor dat de partners zich volledig kunnen richten op hun belangrijkste verantwoordelijkheden: het beoordelen van investeringskansen, het onderhouden van relaties met stakeholders en het nemen van strategische beslissingen.

Je werkt in een team met 5 andere EA's en ondersteunt het Investment Team met de focus op het BioEconomy Fund. Daarnaast ben je de vaste Executive Assistant van Alex Hoffmann en Joy Faucher, beiden Generel Partner binnen het Bioeconomy Fund.

Het is een veelzijdige functie waarin je zorgt voor een goed georganiseerde agenda, soepel geplande meetings en internationale reizen, verzorgt de administratie en declaraties, organiseert congressen, diners en interne evenementen en zorgt voor een goede afstemming met interne en externe stakeholders.