Executive Assistant

Jij bent degene die ervoor zorgt dat de Managing Director altijd een stap voor is. Een agenda die continu verandert? Jij houdt het overzicht. Een belangrijke meeting die eraan komt? Jij hebt de juiste informatie al klaargezet. Een reis naar Brussel die nog geregeld moet worden? Jij hebt het geregeld voordat iemand ernaar vraagt.

Als Personal Assistant van de Managing Director Benelux ben jij de onmisbare spil in zijn dagelijkse werkzaamheden. Je brengt structuur in een dynamische agenda, bewaakt wat écht prioriteit heeft en zorgt dat afspraken, communicatie, reizen en opvolging soepel verlopen. Je denkt vooruit, signaleert waar het kan wringen en komt zelf in actie om zaken op te lossen.

Je werkt nauw samen met de Managing Director en schakelt met het Management Team, collega's in Amsterdam en Brussel en internationale stakeholders. Daardoor weet je precies wat er speelt en kun je snel schakelen wanneer de situatie daarom vraagt.

Dit is een rol voor iemand die energie krijgt van verantwoordelijkheid en het heerlijk vindt als alles klopt. Een echte één-op-één PA-positie waarin jij met jouw organisatietalent, scherpte en vooruitziende blik zorgt voor rust, overzicht en ruimte voor de Managing Director om zich te focussen op waar hij het verschil maakt.

Als Legal Assistant zorg jij dat de dagelijkse praktijk van de advocaten soepel en gestructureerd verlopen. Je bewaakt deadlines, houdt overzicht in lopende dossiers en brengt rust in de planning wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen.

Je werkt nauw samen met de advocaten en bent het vaste aanspreekpunt voor organisatorische en administratieve ondersteuning. Je denkt vooruit, signaleert wat er nodig is voordat iemand erom vraagt en zorgt dat werkzaamheden zorgvuldig en op tijd worden uitgevoerd.

Naast het draaiend houden van de praktijk is er ruimte om mee te denken over hoe het secretariaat verder kan worden ingericht. Je kijkt met een frisse, praktische blik naar werkwijzen en draagt bij aan een efficiënte samenwerking binnen het kantoor.

Als Executive Assistant (EA) bied je proactieve en hoogwaardige ondersteuning aan het investeringsteam. Je zorgt ervoor dat de partners zich volledig kunnen richten op hun belangrijkste investeringsactiviteiten, relaties met stakeholders en strategische besluitvorming.

Samen met drie andere Executive Assistants ondersteun je het investeringsteam van Forbion en zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel en efficiënt verloopt.

Als Executive assistant zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je beheert agenda's, organiseert afspraken, meetings, reizen en evenementen en bent een belangrijke schakel tussen het investeringsteam en verschillende interne en externe contacten. Je houdt overzicht, denkt vooruit en ziet wat er nodig is voordat erom gevraagd wordt. Daarnaast denk je actief mee over hoe de processen slimmer en efficiënter gemaakt kunnen worden. Samen met het Support Team zorg je voor structuur, kwaliteit en een fijne samenwerking.

Als Executive Assistant zorg je dat de partners en het managementteam hun aandacht kunnen richten op de inhoud en de besluitvorming, terwijl jij de randvoorwaarden strak organiseert. Je beheert complexe agenda’s, coördineert belangrijke overleggen en organiseert internationale reizen voor zakelijke afspraken en evenementen. Je bent een vertrouwd aanspreekpunt en bewaakt de opvolging van besluiten, actiepunten en gemaakte afspraken, zodat niets blijft liggen.

Daarnaast ondersteun je commerciële activiteiten door CRM-gegevens actueel te houden, rapportages voor te bereiden en relatiebeheer te coördineren.

Ook ondersteun je op het gebied van corporate governance en compliance. Je coördineert aandeelhouders, bestuurs- en managementvergaderingen, beheert contracten en documentatie en bewaakt de opvolging van besluiten.

Tot slot ondersteun je operationele en financiële processen, waaronder facturatie en betalingen, en draag je bij aan een soepele bedrijfsvoering.