Office Manager
Fields Group
Geen dag is hetzelfde. De ene ochtend ontvang je bezoekers en zorg je dat het kantoor er representatief uitziet, terwijl je tussendoor schakelt met leveranciers, de voorraad beheert en praktische zaken regelt. Vervolgens duik je in de administratie en zorg je ervoor dat facturen zorgvuldig worden verwerkt en kosten op de juiste entiteiten worden geboekt. Ook controleer je creditcarduitgaven en ondersteun je bij financiële processen. Daarnaast speel je een belangrijke rol binnen HR: je verzorgt mutaties, ondersteunt bij salariscontroles en zorgt ervoor dat nieuwe collega's een vliegende start maken met een perfect georganiseerde onboarding. En omdat verbinding minstens zo belangrijk is als structuur, organiseer jij ook de teamdiners, uitjes, de jaarlijkse offsite en andere momenten waarop collega's samenkomen.
Jij bent degene die ervoor zorgt dat alles klopt. Niet omdat iemand het vraagt, maar omdat jij het allang hebt gezien. Een kantoor dat tot in de puntjes verzorgd is. Een factuur die precies op de juiste plek terechtkomt. Een nieuwe collega die zich vanaf dag één welkom voelt. Een partner die zich volledig kan focussen op investeringen, omdat jij achter de schermen alles onder controle hebt. Jij brengt rust, overzicht en kwaliteit. En juist daardoor maak jij iedere dag impact.
“Jij ziet wat ontbreekt, regelt wat nodig is en doet dat met een glimlach.”
Meer over de organisatie
Welkom bij FIELDS Group. Een ondernemende investeringsmaatschappij die ambitieuze bedrijven helpt groeien én sterker maakt voor de toekomst. Dat doen ze niet vanaf de zijlijn, maar schouder aan schouder met ondernemers en managementteams. Ze investeren niet alleen kapitaal, maar vooral aandacht, kennis en daadkracht. Vanuit het moderne kantoor in Amsterdam werkt een compact team van ongeveer veertien collega's, waaronder drie partners, aan duurzame groei en waardecreatie. De cultuur is open, ondernemend en nuchter. Iedereen kent elkaar, de lijnen zijn kort en samenwerken staat centraal. Successen worden gevierd, nieuwe ideeën zijn altijd welkom en naast hard werken is er ook ruimte voor gezelligheid tijdens diners, teamuitjes, een jaarlijkse offsite en de jaarlijkse Oktoberfest-trip. Hier ben je geen nummer, maar een onmisbare schakel binnen het team.
Wat maakt deze functie uniek?
Veel verantwoordelijkheid: Bij FIELDS krijg je vanaf dag één veel verantwoordelijkheid. Zie jij kansen om iets slimmer of beter te organiseren? Dan krijg je de ruimte om het gewoon te doen.
Klein team, grote betrokkenheid: Je werkt in een hecht team waar iedereen elkaar kent, samenwerkt en successen samen viert. Jouw bijdrage is zichtbaar en wordt écht gewaardeerd.
Jij bent de rode draad: Van een soepel draaiend kantoor tot perfect georganiseerde processen en onvergetelijke teammomenten: dankzij jou klopt het totaalplaatje
Wat verwachten zij van jou?
Je hoeft geen tien jaar ervaring mee te brengen om hier succesvol te zijn. Veel belangrijker is dat je energie krijgt van ontzorgen en organiseren. Jij houdt van structuur, maar raakt niet van slag wanneer de planning ineens verandert. Je bent nauwkeurig, denkt vooruit en ziet werk liggen voordat iemand anders het opmerkt. Je communiceert makkelijk met collega's, leveranciers en bezoekers en voelt feilloos aan wat er nodig is. Op de werkvloer wordt veel Engels gesproken en het is belangrijk dat je je daar comfortabel mee voelt. Je bent nieuwsgierig, pakt verantwoordelijkheid en vindt het leuk om onderdeel te zijn van een kantoor waar samenwerking en kwaliteit hand in hand gaan. Er wordt gewerkt in een klein team. Het is daarom fijn als je het leuk vindt om in een hechte en kleinschalige werkomgeving te werken.
Arbeidsvoorwaarden
We bespreken de arbeidsvoorwaarden graag met je in een persoonlijk gesprek.
Vrijblijvend kennismaken?
Neem contact op met een van onze consultants.
Waarom werken via 2ASSISTU?
De moderne leider heeft meer nodig dan ondersteuning. Hij of zij heeft een zelfstandige en vooruitdenkende assistant nodig die meebeweegt op tempo, niveau en discretie. 2ASSISTU verbindt organisaties in professional services met assistants die écht het verschil maken, in kwaliteit, energie en executiekracht.
- HBO/WO werk- en denkniveau – analytisch sterk, zelfstandig en professioneel in communicatie.
- Digitaal vaardig en tech-savvy – comfortabel met complexe agenda’s, systemen en internationale dynamiek.
- Hospitality mindset met discretie – servicegericht, representatief en vertrouwd met vertrouwelijke informatie.
- Meertalig en cultureel passend – soepel opererend binnen high-end organisaties en internationale omgevingen.
Ons proces bij vaste vacatures
Heb je vragen?
We helpen je graag verder!
01
Telefonische kennismaking
We starten met een telefonisch gesprek om jouw wensen te bespreken en te bekijken welke mogelijkheden het beste bij je passen.
02
Persoonlijke ontmoeting
Als het telefonische gesprek van beide kanten positief is, nodigen we je uit voor een persoonlijke ontmoeting.
03
Matching
Na de persoonlijke ontmoeting zorgen we dat jouw profiel compleet is en we je kunnen matchen aan openstaande vacatures bij onze opdrachtgevers.
04
Introductie
We stellen je voor aan de organisatie en zorgen ervoor dat je wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek.
05
Sollicitatie
We bereiden je voor op de sollicitatie en geven je praktische tips om zelfverzekerd en succesvol het gesprek in te gaan.
06
Aanbod
De organisatie doet een aanbod en wij ondersteunen je bij de onderhandelingen. We zorgen dat alles duidelijk is voordat je bij de organisatie start.
07
Check-in en follow-up
Nadat je bent gestart bij de organisatie, blijven we in contact om te volgen hoe het met je gaat.
Ontdek meer mogelijkheden
Is deze baan niet helemaal wat je zoekt? Bekijk onze andere vacatures en ontdek welke volgende stap past bij jouw ervaring en ambities.
Office & Operations Manager
Als Office & Operations Coordinator ben jij degene die ervoor zorgt dat achter de schermen alles soepel loopt. Je hebt een brede verantwoordelijkheid en bent niet bang om je handen uit de mouwen te steken.
Je houdt je onder andere bezig met:
- Office & Facility Management: van kantoorvoorraden en bestellingen tot contact met leveranciers en het regelen van facilitaire zaken.
- IT & Onboarding: laptops, accounts en toegangen regelen voor nieuwe collega’s en schakelen met de externe IT-partner.
- HR-administratie: ondersteunen bij onboarding, personeelsdocumentatie, systemen en bijvoorbeeld verzuimadministratie.
- Legal & Contract Management: contracten opstellen en controleren, documentbeheer, de legal mailbox bijhouden en openstaande acties opvolgen.
- Finance & Debiteurenbeheer: facturen verwerken en controleren in Exact/Yoobi en achter openstaande betalingen aangaan.
- Event Management: interne events én events voor klanten en freelancers organiseren en ondersteunen.
- Marketing & Communicatie: helpen met e-mailcommunicatie, Mailchimp, social media, Canva en eventcommunicatie.
En belangrijk: dit is geen baan waarin je de hele dag achter je laptop zit. Soms moet er iets besteld worden, een leverancier worden nagebeld of moet je gewoon even zorgen dat iets op kantoor geregeld wordt. Juist die praktische afwisseling maakt deze rol zo leuk.
Office Assistant
Voor Standard Investment zijn we op zoek naar een enthousiaste Office Assistant die ervoor zorgt dat het kantoor soepel draait. Je wordt de rechterhand van Office Manager, die momenteel verantwoordelijk is voor de dagelijkse office werkzaamheden. Je ondersteunt haar waar nodig en krijgt steeds meer verantwoordelijkheid om werkzaamheden zelfstandig op te pakken.
Het is een rol voor iemand die graag vooruitdenkt, ziet wat er moet gebeuren en niet afwacht tot iemand het vraagt. Van het regelen van kantoorbenodigdheden en ondersteunen bij events tot het bewaken van de dagelijkse gang van zaken: jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen goed geregeld is.
Team Assistant
In deze functie combineer je het beste van twee werelden. Jij bent degene die ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Ongeveer de helft van je tijd ben je hét gezicht van het kantoor. Je ontvangt bezoekers, zorgt dat vergaderruimtes perfect zijn voorbereid, regelt de catering en bent het eerste aanspreekpunt voor collega's, klanten en leveranciers. Dankzij jouw gastvrije en professionele aanpak voelt iedereen zich direct welkom.
De andere helft van je week ondersteun je de Co-Head Nederland en zijn team van ongeveer 30 collega's. De ene dag plan je complexe agenda's, organiseer je een internationale reis of help je bij een evenement. De volgende dag stem je af met leveranciers, regel je een toegangspas voor een nieuwe collega, schakel je met IT of organiseer je de maandelijkse teamborrel. Tussendoor houd je de kantoorvoorraad op peil en zorg je ervoor dat collega's zich volledig kunnen richten op hun werk. Juist die combinatie van organiseren, ontzorgen en continu schakelen maakt deze rol zo veelzijdig.
Klaar voor een nieuwe baan?
Neem contact op en ontdek wat 2ASSISTU voor jou kan betekenen.