Office Manager / Executive Assistant
Boyden Netherlands
In deze rol ben je het eerste aanspreekpunt en daarmee het visitekaartje richting cliënten en kandidaten. Je brengt structuur in de dag, bewaakt het overzicht en zorgt dat afspraken, communicatie en documentatie tot in de puntjes kloppen. Je hebt veel contact met Executive Assistants van opdrachtgevers. Door deze contacten goed te onderhouden, weet je snel te schakelen en zorg je ervoor dat processen soepel blijven verlopen.
Je ondersteunt partners in het volledige executive searchproces. Iedere partner begeleidt meerdere opdrachten tegelijkertijd, waarbij iedere fase om een andere vorm van ondersteuning vraagt. Zo ligt de nadruk in de beginfase op het plannen en coördineren van complexe afspraken, terwijl je later in het proces juist veel bezig bent met het controleren, redigeren en opmaken van kandidaatprofielen, rapportages en andere documenten. Een uitstekende beheersing van Microsoft Word en een scherp oog voor detail zijn daarom onmisbaar.
Daarnaast ben je verantwoordelijk voor diverse office managementtaken, het organiseren van (internationale) reizen, het onderhouden van contact met leveranciers en het verzorgen van de facturatie. Je denkt vooruit, ziet wat er nodig is voordat iemand erom vraagt en zorgt ervoor dat de partners zich volledig kunnen richten op hun opdrachtgevers.
“Jij bent degene die rust, overzicht en topservice brengt in een high-end executive search omgeving. Voor partners, kandidaten én cliënten.”
Meer over de organisatie
Het kantoor Amsterdam is onderdeel van Boyden Global Executive Search, een toonaangevende internationale executive search-organisatie. Met ruim 75 kantoren in meer dan 45 landen behoort Boyden wereldwijd tot de leiders in de sector. Vanuit het kantoor in Amsterdam werkt het team dagelijks aan het vinden en verbinden van top-executives voor uiteenlopende organisaties. Kwaliteit, discretie en betrouwbaarheid staan centraal in alles wat Boyden doet. Cliënten en kandidaten mogen rekenen op een uitzonderlijk serviceniveau en een zorgvuldig proces, waar discretie en professionaliteit vanzelfsprekend zijn.
Intern heerst een professionele, open en betrokken werksfeer. Het Amsterdamse kantoor is relatief klein, waardoor je nauw samenwerkt met de partners en een belangrijke spil vormt binnen de organisatie. Juist doordat het team compact is, krijg je veel verantwoordelijkheid en is jouw bijdrage direct zichtbaar. De focus ligt op kwaliteit, samenwerking en het leveren van de best mogelijke dienstverlening aan opdrachtgevers en kandidaten.
Wat maakt deze functie uniek?
Internationaal topniveau: Je werkt in executive search: tempo, vertrouwelijkheid en topservice. Hier maak jij het verschil in de details, van de eerste indruk aan de telefoon tot een perfect voorbereide afspraak in de boardroom.
Functie met impact: Jij houdt het kantoor draaiende en ontzorgt de partners, waardoor het team maximaal kan presteren. In deze rol gaat het niet alleen om uitvoeren, maar ook om meedenken en eigenaarschap pakken.
Regie & rust in de hectiek: Jij bewaakt overzicht, prioriteiten en planning en bent daarmee de stille kracht die het team vooruithelpt. Als jij je werk goed doet, voelt alles logisch, soepel en professioneel, zelfs op de drukste dagen.
Wat verwachten zij van jou?
Je brengt minimaal drie jaar relevante werkervaring mee in een vergelijkbare ondersteunende rol, bij voorkeur binnen een internationale en professionele omgeving zoals consultancy, advocatuur of executive search. Je communiceert moeiteloos in zowel het Nederlands als Engels en voelt je helemaal thuis in Microsoft Office. Vooral Word kent voor jou weinig geheimen en je hebt oog voor detail.
Als persoon ben je proactief, professioneel en weet je precies wanneer je moet schakelen. Je houdt overzicht, denkt vooruit en voelt feilloos aan wat prioriteit heeft. Je vindt het leuk om zaken tot in de puntjes te regelen, bouwt makkelijk relaties op en krijgt energie van een omgeving waar kwaliteit en service centraal staan.
Arbeidsvoorwaarden
We bespreken de arbeidsvoorwaarden graag met je in een persoonlijk gesprek.
Vrijblijvend kennismaken?
Neem contact op met een van onze consultants.
Waarom werken via 2ASSISTU?
De moderne leider heeft meer nodig dan ondersteuning. Hij of zij heeft een zelfstandige en vooruitdenkende assistant nodig die meebeweegt op tempo, niveau en discretie. 2ASSISTU verbindt organisaties in professional services met assistants die écht het verschil maken, in kwaliteit, energie en executiekracht.
- HBO/WO werk- en denkniveau – analytisch sterk, zelfstandig en professioneel in communicatie.
- Digitaal vaardig en tech-savvy – comfortabel met complexe agenda’s, systemen en internationale dynamiek.
- Hospitality mindset met discretie – servicegericht, representatief en vertrouwd met vertrouwelijke informatie.
- Meertalig en cultureel passend – soepel opererend binnen high-end organisaties en internationale omgevingen.
Ons proces bij vaste vacatures
Heb je vragen?
We helpen je graag verder!
01
Telefonische kennismaking
We starten met een telefonisch gesprek om jouw wensen te bespreken en te bekijken welke mogelijkheden het beste bij je passen.
02
Persoonlijke ontmoeting
Als het telefonische gesprek van beide kanten positief is, nodigen we je uit voor een persoonlijke ontmoeting.
03
Matching
Na de persoonlijke ontmoeting zorgen we dat jouw profiel compleet is en we je kunnen matchen aan openstaande vacatures bij onze opdrachtgevers.
04
Introductie
We stellen je voor aan de organisatie en zorgen ervoor dat je wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek.
05
Sollicitatie
We bereiden je voor op de sollicitatie en geven je praktische tips om zelfverzekerd en succesvol het gesprek in te gaan.
06
Aanbod
De organisatie doet een aanbod en wij ondersteunen je bij de onderhandelingen. We zorgen dat alles duidelijk is voordat je bij de organisatie start.
07
Check-in en follow-up
Nadat je bent gestart bij de organisatie, blijven we in contact om te volgen hoe het met je gaat.
Ontdek meer mogelijkheden
Is deze baan niet helemaal wat je zoekt? Bekijk onze andere vacatures en ontdek welke volgende stap past bij jouw ervaring en ambities.
Office Assistant
Voor Standard Investment zijn we op zoek naar een enthousiaste Office Assistant die ervoor zorgt dat het kantoor soepel draait. Je wordt de rechterhand van Office Manager, die momenteel verantwoordelijk is voor de dagelijkse office werkzaamheden. Je ondersteunt haar waar nodig en krijgt steeds meer verantwoordelijkheid om werkzaamheden zelfstandig op te pakken.
Het is een rol voor iemand die graag vooruitdenkt, ziet wat er moet gebeuren en niet afwacht tot iemand het vraagt. Van het regelen van kantoorbenodigdheden en ondersteunen bij events tot het bewaken van de dagelijkse gang van zaken: jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen goed geregeld is.
Office Manager
Geen dag is hetzelfde. De ene ochtend ontvang je bezoekers en zorg je dat het kantoor er representatief uitziet, terwijl je tussendoor schakelt met leveranciers, de voorraad beheert en praktische zaken regelt. Vervolgens duik je in de administratie en zorg je ervoor dat facturen zorgvuldig worden verwerkt en kosten op de juiste entiteiten worden geboekt. Ook controleer je creditcarduitgaven en ondersteun je bij financiële processen. Daarnaast speel je een belangrijke rol binnen HR: je verzorgt mutaties, ondersteunt bij salariscontroles en zorgt ervoor dat nieuwe collega's een vliegende start maken met een perfect georganiseerde onboarding. En omdat verbinding minstens zo belangrijk is als structuur, organiseer jij ook de teamdiners, uitjes, de jaarlijkse offsite en andere momenten waarop collega's samenkomen.
Jij bent degene die ervoor zorgt dat alles klopt. Niet omdat iemand het vraagt, maar omdat jij het allang hebt gezien. Een kantoor dat tot in de puntjes verzorgd is. Een factuur die precies op de juiste plek terechtkomt. Een nieuwe collega die zich vanaf dag één welkom voelt. Een partner die zich volledig kan focussen op investeringen, omdat jij achter de schermen alles onder controle hebt. Jij brengt rust, overzicht en kwaliteit. En juist daardoor maak jij iedere dag impact.
Hospitality Assistant
Als Hospitality Assistant ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers uit binnen- en buitenland. Je ontvangt gasten, handelt telefoontjes en e-mails af, plant vergaderingen, beheert conferentieruimtes en coördineert de catering. Samen met je collega's zorg je voor een professionele en gastvrije ervaring voor iedereen die het kantoor bezoekt.
Team Assistant
In deze functie combineer je het beste van twee werelden. Jij bent degene die ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Ongeveer de helft van je tijd ben je hét gezicht van het kantoor. Je ontvangt bezoekers, zorgt dat vergaderruimtes perfect zijn voorbereid, regelt de catering en bent het eerste aanspreekpunt voor collega's, klanten en leveranciers. Dankzij jouw gastvrije en professionele aanpak voelt iedereen zich direct welkom.
De andere helft van je week ondersteun je de Co-Head Nederland en zijn team van ongeveer 30 collega's. De ene dag plan je complexe agenda's, organiseer je een internationale reis of help je bij een evenement. De volgende dag stem je af met leveranciers, regel je een toegangspas voor een nieuwe collega, schakel je met IT of organiseer je de maandelijkse teamborrel. Tussendoor houd je de kantoorvoorraad op peil en zorg je ervoor dat collega's zich volledig kunnen richten op hun werk. Juist die combinatie van organiseren, ontzorgen en continu schakelen maakt deze rol zo veelzijdig.
Klaar voor een nieuwe baan?
Neem contact op en ontdek wat 2ASSISTU voor jou kan betekenen.