Office & Operations Manager
HR-consultancyorganisatie
Als Office & Operations Coordinator ben jij degene die ervoor zorgt dat achter de schermen alles soepel loopt. Je hebt een brede verantwoordelijkheid en bent niet bang om je handen uit de mouwen te steken.
Je houdt je onder andere bezig met:
- Office & Facility Management: van kantoorvoorraden en bestellingen tot contact met leveranciers en het regelen van facilitaire zaken.
- IT & Onboarding: laptops, accounts en toegangen regelen voor nieuwe collega’s en schakelen met de externe IT-partner.
- HR-administratie: ondersteunen bij onboarding, personeelsdocumentatie, systemen en bijvoorbeeld verzuimadministratie.
- Legal & Contract Management: contracten opstellen en controleren, documentbeheer, de legal mailbox bijhouden en openstaande acties opvolgen.
- Finance & Debiteurenbeheer: facturen verwerken en controleren in Exact/Yoobi en achter openstaande betalingen aangaan.
- Event Management: interne events én events voor klanten en freelancers organiseren en ondersteunen.
- Marketing & Communicatie: helpen met e-mailcommunicatie, Mailchimp, social media, Canva en eventcommunicatie.
En belangrijk: dit is geen baan waarin je de hele dag achter je laptop zit. Soms moet er iets besteld worden, een leverancier worden nagebeld of moet je gewoon even zorgen dat iets op kantoor geregeld wordt. Juist die praktische afwisseling maakt deze rol zo leuk.
Geen standaard werkdag, wel een rol vol afwisseling en verantwoordelijkheid.
Meer over de organisatie
Je komt terecht bij een jonge, ambitieuze HR-consultancyorganisatie die andere organisaties helpt om hun HR slimmer, sterker en toekomstgericht in te richten. Vanuit een gezellig kantoor in Amsterdam werkt een team van ongeveer 15 collega’s nauw samen.
De cultuur? Informeel, ondernemend en energiek. Hier wordt hard gewerkt, maar er is minstens zoveel aandacht voor gezelligheid en samen dingen ondernemen. Zo wordt de kantoorboot regelmatig uit de kast gehaald voor borrels, events en andere leuke momenten. En misschien wel het beste nieuws: je hond is gewoon welkom op kantoor.
Wat maakt deze functie uniek?
1. Je krijgt een kijkje in álle hoeken van een organisatie
Office, HR, finance, legal, IT, events en marketing: je raakt het allemaal. Ideaal als je nog volop wilt ontdekken waar jouw talenten liggen en jezelf breed wilt ontwikkelen.
2. Je krijgt écht verantwoordelijkheid
Je bent niet degene die alleen lijstjes afvinkt. Je krijgt de ruimte om zelf te zien wat beter, slimmer of sneller kan en daar vervolgens ook iets mee te doen. Eigen initiatief wordt hier niet alleen gewaardeerd, het wordt verwacht.
3. Werkweek vol afwisseling
Geen dag is hetzelfde. De ene dag ben je bezig met onboarding van een nieuwe collega, de volgende dag regel je een event, controleer je contracten en zorg je dat de facturatie op orde is. Je moet dus goed kunnen schakelen en juist energie krijgen van onverwachte dingen die tussendoor komen.
Wat verwachten zij van jou?
Jij bent zo iemand die graag overzicht houdt, maar ook prima kan schakelen als de dag ineens een andere wending neemt. Je bent georganiseerd en nauwkeurig, maar vooral proactief en praktisch ingesteld. Je ziet wat er moet gebeuren en wacht liever niet af tot iemand het aan je vraagt. Of het nu gaat om een contract dat nog opgevolgd moet worden, een collega die iets nodig heeft of een leverancier die achter een betaling aan moet: jij pakt het op en zorgt dat het geregeld wordt.
Je bent communicatief sterk, servicegericht en voelt je comfortabel in een rol waarin je met veel verschillende mensen en werkzaamheden te maken hebt. Nieuwe systemen maak je jezelf snel eigen en vertrouwelijke informatie behandel je vanzelfsprekend zorgvuldig. Ervaring met office management, HR-administratie, finance, contractbeheer of events is mooi meegenomen, net als kennis van systemen als Exact, Yoobi, CRM, Mailchimp of Canva. Maar belangrijker vinden we dat je nieuwsgierig bent en dingen snel oppakt. Heb je nog geen juridische kennis, maar lijkt het je interessant om contracten te leren lezen en begrijpen? Helemaal goed. Met de juiste motivatie is er ruimte om dit te leren en waar nodig een cursus te volgen.
Kortom: we zoeken geen kandidaat die al alles kan. We zoeken iemand met energie, initiatief en een gezonde dosis nieuwsgierigheid. Een echte regelaar die graag verantwoordelijkheid pakt, makkelijk schakelt en denkt: “Kom maar door, ik regel het wel.”
Arbeidsvoorwaarden
We bespreken de arbeidsvoorwaarden graag met je in een persoonlijk gesprek.
Vrijblijvend kennismaken?
Neem contact op met een van onze consultants.
Waarom werken via 2ASSISTU?
De moderne leider heeft meer nodig dan ondersteuning. Hij of zij heeft een zelfstandige en vooruitdenkende assistant nodig die meebeweegt op tempo, niveau en discretie. 2ASSISTU verbindt organisaties in professional services met assistants die écht het verschil maken, in kwaliteit, energie en executiekracht.
- HBO/WO werk- en denkniveau – analytisch sterk, zelfstandig en professioneel in communicatie.
- Digitaal vaardig en tech-savvy – comfortabel met complexe agenda’s, systemen en internationale dynamiek.
- Hospitality mindset met discretie – servicegericht, representatief en vertrouwd met vertrouwelijke informatie.
- Meertalig en cultureel passend – soepel opererend binnen high-end organisaties en internationale omgevingen.
Ons proces bij vaste vacatures
Heb je vragen?
We helpen je graag verder!
01
Telefonische kennismaking
We starten met een telefonisch gesprek om jouw wensen te bespreken en te bekijken welke mogelijkheden het beste bij je passen.
02
Persoonlijke ontmoeting
Als het telefonische gesprek van beide kanten positief is, nodigen we je uit voor een persoonlijke ontmoeting.
03
Matching
Na de persoonlijke ontmoeting zorgen we dat jouw profiel compleet is en we je kunnen matchen aan openstaande vacatures bij onze opdrachtgevers.
04
Introductie
We stellen je voor aan de organisatie en zorgen ervoor dat je wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek.
05
Sollicitatie
We bereiden je voor op de sollicitatie en geven je praktische tips om zelfverzekerd en succesvol het gesprek in te gaan.
06
Aanbod
De organisatie doet een aanbod en wij ondersteunen je bij de onderhandelingen. We zorgen dat alles duidelijk is voordat je bij de organisatie start.
07
Check-in en follow-up
Nadat je bent gestart bij de organisatie, blijven we in contact om te volgen hoe het met je gaat.
Ontdek meer mogelijkheden
Is deze baan niet helemaal wat je zoekt? Bekijk onze andere vacatures en ontdek welke volgende stap past bij jouw ervaring en ambities.
Operations Officer
Als Operations Officer ben jij de organisatorische spil achter de schermen. Jij zorgt ervoor dat de financiële administratie op orde is, van het verwerken van facturen en declaraties tot het ondersteunen bij debiteurenbeheer. Ook op het gebied van compliance speel je een belangrijke rol. Je verzamelt en beheert AML/KYC-documentatie en zorgt ervoor dat de bijbehorende administratie zorgvuldig wordt bijgehouden.
Daarnaast zorg je ervoor dat alles rondom de komst en het vertrek van collega’s soepel verloopt. Je houdt de personeelsadministratie bij, verwerkt verlofregistraties en schakelt met de salarisadministratie. Ook het kantoor zelf valt onder jouw hoede: je onderhoudt contact met leveranciers, regelt kantoorbenodigdheden en zorgt voor een prettige, goed georganiseerde werkomgeving. En is er ondersteuning nodig bij een teamactiviteit, evenement of zakelijke reis? Dan spring je waar nodig met plezier bij. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling maakt jouw rol zo leuk!
Team Assistant
In deze functie combineer je het beste van twee werelden. Jij bent degene die ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Ongeveer de helft van je tijd ben je hét gezicht van het kantoor. Je ontvangt bezoekers, zorgt dat vergaderruimtes perfect zijn voorbereid, regelt de catering en bent het eerste aanspreekpunt voor collega's, klanten en leveranciers. Dankzij jouw gastvrije en professionele aanpak voelt iedereen zich direct welkom.
De andere helft van je week ondersteun je de Co-Head Nederland en zijn team van ongeveer 30 collega's. De ene dag plan je complexe agenda's, organiseer je een internationale reis of help je bij een evenement. De volgende dag stem je af met leveranciers, regel je een toegangspas voor een nieuwe collega, schakel je met IT of organiseer je de maandelijkse teamborrel. Tussendoor houd je de kantoorvoorraad op peil en zorg je ervoor dat collega's zich volledig kunnen richten op hun werk. Juist die combinatie van organiseren, ontzorgen en continu schakelen maakt deze rol zo veelzijdig.
Klaar voor een nieuwe baan?
Neem contact op en ontdek wat 2ASSISTU voor jou kan betekenen.