Personal Assistant to the Managing Director
Een bedrijf in de creatieve industrie
Jij bent degene die ervoor zorgt dat de Managing Director altijd een stap voor is. Een agenda die continu verandert? Jij houdt het overzicht. Een belangrijke meeting die eraan komt? Jij hebt de juiste informatie al klaargezet. Een reis naar Brussel die nog geregeld moet worden? Jij hebt het geregeld voordat iemand ernaar vraagt.
Als Personal Assistant van de Managing Director Benelux ben jij de onmisbare spil in zijn dagelijkse werkzaamheden. Je brengt structuur in een dynamische agenda, bewaakt wat écht prioriteit heeft en zorgt dat afspraken, communicatie, reizen en opvolging soepel verlopen. Je denkt vooruit, signaleert waar het kan wringen en komt zelf in actie om zaken op te lossen.
Je werkt nauw samen met de Managing Director en schakelt met het Management Team, collega's in Amsterdam en Brussel en internationale stakeholders. Daardoor weet je precies wat er speelt en kun je snel schakelen wanneer de situatie daarom vraagt.
Dit is een rol voor iemand die energie krijgt van verantwoordelijkheid en het heerlijk vindt als alles klopt. Een echte één-op-één PA-positie waarin jij met jouw organisatietalent, scherpte en vooruitziende blik zorgt voor rust, overzicht en ruimte voor de Managing Director om zich te focussen op waar hij het verschil maakt.
“Achter elke sterke performance staat iemand die zorgt dat alles backstage klopt.”
Meer over de organisatie
Je gaat aan de slag bij een internationaal bedrijf binnen de creatieve industrie. Een organisatie met een energieke, informele en internationale werkomgeving, waar creativiteit, dynamiek en ondernemerschap samenkomen. Vanuit Nederland wordt nauw samengewerkt met collega's in Brussel en verschillende internationale teams.
De organisatie biedt een omgeving waarin veel gebeurt en waarin je als Personal Assistant dicht op de business zit. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en vertrouwen om jouw rol op hoog niveau in te vullen. En omdat je werkzaam bent binnen de creatieve industrie, zijn er naast je dagelijkse werkzaamheden natuurlijk ook regelmatig bijzondere evenementen, festivals en andere muzikale extra's.
Wat maakt deze functie uniek?
1. Je bent de rechterhand: Je werkt één-op-één met de Managing Director Benelux en bent een belangrijke sparringpartner in zijn dagelijkse werkzaamheden. Je leert zijn manier van werken goed kennen en weet daardoor steeds beter wat er nodig is, soms zelfs voordat hij erom vraagt.
2. Veel verantwoordelijkheid en vertrouwen: Dit is geen rol waarin je alleen uitvoert wat op je to-do-lijst staat. Je krijgt de ruimte om zelfstandig prioriteiten te stellen, vooruit te kijken en zaken op te lossen. Jij hebt een belangrijke rol in het creëren van rust en overzicht.
3. Een internationale en creatieve omgeving: Je werkt vanuit Amsterdam nauw samen met collega's in Brussel en internationale stakeholders. Geen dag is hetzelfde en je bevindt je midden in een dynamische creatieve omgeving. Bovendien krijg je de mogelijkheid om regelmatig mee te maken wat er binnen deze branche gebeurt.
Wat verwachten zij van jou?
Voor deze rol zoeken we een ervaren Personal of Executive Assistant die energie krijgt van het ondersteunen van een senior leider. Je hebt minimaal vijf jaar relevante ervaring en bent gewend om complexe agenda's en mailboxen te beheren. Je weet hoe je verschillende belangen tegen elkaar afweegt en houdt het hoofd koel ook wanneer alles tegelijk lijkt te gebeuren.
Je bent zelfstandig, proactief en organisatorisch sterk. Je wacht niet af, maar denkt vooruit en ziet wat er moet gebeuren. Tegelijkertijd ben je toegankelijk en prettig in de samenwerking en weet je wanneer het belangrijk is om af te stemmen.
Discretie en vertrouwelijkheid zijn voor jou vanzelfsprekend. Je communiceert uitstekend in zowel het Nederlands als Engels en voelt je comfortabel in een internationale omgeving. Daarnaast ben je bereid om regelmatig naar Brussel te reizen. Ervaring met Apple-producten en Canva is mooi meegenomen.
Kortom: je bent iemand die graag achter de schermen zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je ziet de details, bewaakt het grotere geheel en krijgt er energie van wanneer een ander dankzij jouw ondersteuning zijn werk nóg beter kan doen.
Arbeidsvoorwaarden
We bespreken de arbeidsvoorwaarden graag met je in een persoonlijk gesprek.
Vrijblijvend kennismaken?
Neem contact op met een van onze consultants.
Waarom werken via 2ASSISTU?
De moderne leider heeft meer nodig dan ondersteuning. Hij of zij heeft een zelfstandige en vooruitdenkende assistant nodig die meebeweegt op tempo, niveau en discretie. 2ASSISTU verbindt organisaties in professional services met assistants die écht het verschil maken, in kwaliteit, energie en executiekracht.
- HBO/WO werk- en denkniveau – analytisch sterk, zelfstandig en professioneel in communicatie.
- Digitaal vaardig en tech-savvy – comfortabel met complexe agenda’s, systemen en internationale dynamiek.
- Hospitality mindset met discretie – servicegericht, representatief en vertrouwd met vertrouwelijke informatie.
- Meertalig en cultureel passend – soepel opererend binnen high-end organisaties en internationale omgevingen.
Ons proces bij vaste vacatures
Heb je vragen?
We helpen je graag verder!
01
Telefonische kennismaking
We starten met een telefonisch gesprek om jouw wensen te bespreken en te bekijken welke mogelijkheden het beste bij je passen.
02
Persoonlijke ontmoeting
Als het telefonische gesprek van beide kanten positief is, nodigen we je uit voor een persoonlijke ontmoeting.
03
Matching
Na de persoonlijke ontmoeting zorgen we dat jouw profiel compleet is en we je kunnen matchen aan openstaande vacatures bij onze opdrachtgevers.
04
Introductie
We stellen je voor aan de organisatie en zorgen ervoor dat je wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek.
05
Sollicitatie
We bereiden je voor op de sollicitatie en geven je praktische tips om zelfverzekerd en succesvol het gesprek in te gaan.
06
Aanbod
De organisatie doet een aanbod en wij ondersteunen je bij de onderhandelingen. We zorgen dat alles duidelijk is voordat je bij de organisatie start.
07
Check-in en follow-up
Nadat je bent gestart bij de organisatie, blijven we in contact om te volgen hoe het met je gaat.
Ontdek meer mogelijkheden
Is deze baan niet helemaal wat je zoekt? Bekijk onze andere vacatures en ontdek welke volgende stap past bij jouw ervaring en ambities.
Legal Assistant
Als Legal Assistant zorg jij dat de dagelijkse praktijk van de advocaten soepel en gestructureerd verlopen. Je bewaakt deadlines, houdt overzicht in lopende dossiers en brengt rust in de planning wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen.
Je werkt nauw samen met de advocaten en bent het vaste aanspreekpunt voor organisatorische en administratieve ondersteuning. Je denkt vooruit, signaleert wat er nodig is voordat iemand erom vraagt en zorgt dat werkzaamheden zorgvuldig en op tijd worden uitgevoerd.
Naast het draaiend houden van de praktijk is er ruimte om mee te denken over hoe het secretariaat verder kan worden ingericht. Je kijkt met een frisse, praktische blik naar werkwijzen en draagt bij aan een efficiënte samenwerking binnen het kantoor.
Executive Assistant Investment Team
Als Executive Assistant (EA) bied je proactieve en hoogwaardige ondersteuning aan het investeringsteam. Je zorgt ervoor dat de partners zich volledig kunnen richten op hun belangrijkste investeringsactiviteiten, relaties met stakeholders en strategische besluitvorming.
Samen met drie andere Executive Assistants ondersteun je het investeringsteam van Forbion en zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel en efficiënt verloopt.
Als Executive assistant zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je beheert agenda's, organiseert afspraken, meetings, reizen en evenementen en bent een belangrijke schakel tussen het investeringsteam en verschillende interne en externe contacten. Je houdt overzicht, denkt vooruit en ziet wat er nodig is voordat erom gevraagd wordt. Daarnaast denk je actief mee over hoe de processen slimmer en efficiënter gemaakt kunnen worden. Samen met het Support Team zorg je voor structuur, kwaliteit en een fijne samenwerking.
Executive Assistant
Als Executive Assistant zorg je dat de partners en het managementteam hun aandacht kunnen richten op de inhoud en de besluitvorming, terwijl jij de randvoorwaarden strak organiseert. Je beheert complexe agenda’s, coördineert belangrijke overleggen en organiseert internationale reizen voor zakelijke afspraken en evenementen. Je bent een vertrouwd aanspreekpunt en bewaakt de opvolging van besluiten, actiepunten en gemaakte afspraken, zodat niets blijft liggen.
Daarnaast ondersteun je commerciële activiteiten door CRM-gegevens actueel te houden, rapportages voor te bereiden en relatiebeheer te coördineren.
Ook ondersteun je op het gebied van corporate governance en compliance. Je coördineert aandeelhouders, bestuurs- en managementvergaderingen, beheert contracten en documentatie en bewaakt de opvolging van besluiten.
Tot slot ondersteun je operationele en financiële processen, waaronder facturatie en betalingen, en draag je bij aan een soepele bedrijfsvoering.
Executive Assistant BioEconomy Team
Als Executive Assistant bied je proactieve en hoogwaardige ondersteuning aan het Investment Team. Je zorgt ervoor dat de partners zich volledig kunnen richten op hun belangrijkste verantwoordelijkheden: het beoordelen van investeringskansen, het onderhouden van relaties met stakeholders en het nemen van strategische beslissingen.
Je werkt in een team met 5 andere EA's en ondersteunt het Investment Team met de focus op het BioEconomy Fund. Daarnaast ben je de vaste Executive Assistant van Alex Hoffmann en Joy Faucher, beiden Generel Partner binnen het Bioeconomy Fund.
Het is een veelzijdige functie waarin je zorgt voor een goed georganiseerde agenda, soepel geplande meetings en internationale reizen, verzorgt de administratie en declaraties, organiseert congressen, diners en interne evenementen en zorgt voor een goede afstemming met interne en externe stakeholders.
Klaar voor een nieuwe baan?
Neem contact op en ontdek wat 2ASSISTU voor jou kan betekenen.