Personal Assistant

Voor Standard Investment zijn we op zoek naar een enthousiaste Office Assistant die ervoor zorgt dat het kantoor soepel draait. Je wordt de rechterhand van Office Manager, die momenteel verantwoordelijk is voor de dagelijkse office werkzaamheden. Je ondersteunt haar waar nodig en krijgt steeds meer verantwoordelijkheid om werkzaamheden zelfstandig op te pakken.

Het is een rol voor iemand die graag vooruitdenkt, ziet wat er moet gebeuren en niet afwacht tot iemand het vraagt. Van het regelen van kantoorbenodigdheden en ondersteunen bij events tot het bewaken van de dagelijkse gang van zaken: jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen goed geregeld is.

Geen dag is hetzelfde. De ene ochtend ontvang je bezoekers en zorg je dat het kantoor er representatief uitziet, terwijl je tussendoor schakelt met leveranciers, de voorraad beheert en praktische zaken regelt. Vervolgens duik je in de administratie en zorg je ervoor dat facturen zorgvuldig worden verwerkt en kosten op de juiste entiteiten worden geboekt. Ook controleer je creditcarduitgaven en ondersteun je bij financiële processen. Daarnaast speel je een belangrijke rol binnen HR: je verzorgt mutaties, ondersteunt bij salariscontroles en zorgt ervoor dat nieuwe collega's een vliegende start maken met een perfect georganiseerde onboarding. En omdat verbinding minstens zo belangrijk is als structuur, organiseer jij ook de teamdiners, uitjes, de jaarlijkse offsite en andere momenten waarop collega's samenkomen.

Jij bent degene die ervoor zorgt dat alles klopt. Niet omdat iemand het vraagt, maar omdat jij het allang hebt gezien. Een kantoor dat tot in de puntjes verzorgd is. Een factuur die precies op de juiste plek terechtkomt. Een nieuwe collega die zich vanaf dag één welkom voelt. Een partner die zich volledig kan focussen op investeringen, omdat jij achter de schermen alles onder controle hebt. Jij brengt rust, overzicht en kwaliteit. En juist daardoor maak jij iedere dag impact.

Als Hospitality Assistant ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers uit binnen- en buitenland. Je ontvangt gasten, handelt telefoontjes en e-mails af, plant vergaderingen, beheert conferentieruimtes en coördineert de catering. Samen met je collega's zorg je voor een professionele en gastvrije ervaring voor iedereen die het kantoor bezoekt.

In deze functie combineer je het beste van twee werelden. Jij bent degene die ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Ongeveer de helft van je tijd ben je hét gezicht van het kantoor. Je ontvangt bezoekers, zorgt dat vergaderruimtes perfect zijn voorbereid, regelt de catering en bent het eerste aanspreekpunt voor collega's, klanten en leveranciers. Dankzij jouw gastvrije en professionele aanpak voelt iedereen zich direct welkom. 

De andere helft van je week ondersteun je de Co-Head Nederland en zijn team van ongeveer 30 collega's. De ene dag plan je complexe agenda's, organiseer je een internationale reis of help je bij een evenement. De volgende dag stem je af met leveranciers, regel je een toegangspas voor een nieuwe collega, schakel je met IT of organiseer je de maandelijkse teamborrel. Tussendoor houd je de kantoorvoorraad op peil en zorg je ervoor dat collega's zich volledig kunnen richten op hun werk. Juist die combinatie van organiseren, ontzorgen en continu schakelen maakt deze rol zo veelzijdig.