Vacature overzicht

Jij bent degene die ervoor zorgt dat de Managing Director altijd een stap voor is. Een agenda die continu verandert? Jij houdt het overzicht. Een belangrijke meeting die eraan komt? Jij hebt de juiste informatie al klaargezet. Een reis naar Brussel die nog geregeld moet worden? Jij hebt het geregeld voordat iemand ernaar vraagt.

Als Personal Assistant van de Managing Director Benelux ben jij de onmisbare spil in zijn dagelijkse werkzaamheden. Je brengt structuur in een dynamische agenda, bewaakt wat écht prioriteit heeft en zorgt dat afspraken, communicatie, reizen en opvolging soepel verlopen. Je denkt vooruit, signaleert waar het kan wringen en komt zelf in actie om zaken op te lossen.

Je werkt nauw samen met de Managing Director en schakelt met het Management Team, collega's in Amsterdam en Brussel en internationale stakeholders. Daardoor weet je precies wat er speelt en kun je snel schakelen wanneer de situatie daarom vraagt.

Dit is een rol voor iemand die energie krijgt van verantwoordelijkheid en het heerlijk vindt als alles klopt. Een echte één-op-één PA-positie waarin jij met jouw organisatietalent, scherpte en vooruitziende blik zorgt voor rust, overzicht en ruimte voor de Managing Director om zich te focussen op waar hij het verschil maakt.

Voor een huurder kan één telefoontje het verschil maken. Als Medewerker Customer Service bij Vesteda ben jij het eerste aanspreekpunt voor huurders. Of iemand nu belt met een lekkage, een vraag heeft over zijn woning of behoefte heeft aan iemand die meedenkt; jij zorgt ervoor dat iedere huurder zich gehoord voelt en dat er snel een passende oplossing komt.

Geen dag is hetzelfde. De ene huurder belt met een onderhoudsvraag, de volgende wil meer weten over zijn woning en weer iemand anders heeft behoefte aan een luisterend oor. Jij bent degene die het overzicht bewaart, vragen beantwoordt en ervoor zorgt dat meldingen bij de juiste collega's of leveranciers terechtkomen. Ondertussen houd je huurders op de hoogte van de voortgang en zorg je ervoor dat zij altijd weten waar ze aan toe zijn.

Je komt terecht in een hecht Customer Service-team van negen collega's onder leiding van Karin. Zij geeft je veel vrijheid en vertrouwen, maar zorgt tegelijkertijd voor duidelijke structuur. Samen streven jullie iedere dag naar hetzelfde doel: huurders de best mogelijke service bieden.

Als Legal Assistant zorg jij dat de dagelijkse praktijk van de advocaten soepel en gestructureerd verlopen. Je bewaakt deadlines, houdt overzicht in lopende dossiers en brengt rust in de planning wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen.

Je werkt nauw samen met de advocaten en bent het vaste aanspreekpunt voor organisatorische en administratieve ondersteuning. Je denkt vooruit, signaleert wat er nodig is voordat iemand erom vraagt en zorgt dat werkzaamheden zorgvuldig en op tijd worden uitgevoerd.

Naast het draaiend houden van de praktijk is er ruimte om mee te denken over hoe het secretariaat verder kan worden ingericht. Je kijkt met een frisse, praktische blik naar werkwijzen en draagt bij aan een efficiënte samenwerking binnen het kantoor.

Als Team Assistant Real Estate ben jij de organisatorische spil binnen de vastgoedpraktijk van Lubbers & Dijk. Je ondersteunt notarissen, kandidaat-notarissen en juridisch medewerkers en zorgt dat dossiers op orde zijn, afspraken goed zijn voorbereid en deadlines gehaald worden.

Je maakt vastgoeddossiers aan, beheert ze en verzorgt de administratieve verwerking. Je bereidt correspondentie en (juridische) documenten voor, vraagt stukken op bij cliënten en externe partijen en checkt of dossiers compleet zijn. Ook heb je veel contact met makelaars, banken, adviseurs en andere notariskantoren.

Je bewaakt acties, jaagt ontbrekende informatie na en zorgt na het passeren voor een nette afronding en voortgangsbewaking.

Als Legal Secretary binnen de Real Estate-praktijk ben je samen met een andere Legal Secretary een belangrijke schakel binnen het team. Je ondersteunt de principal partner, counsel, legal director en associates en zorgt dat de dagelijkse praktijk soepel verloopt. Je beheert agenda’s, mailboxen en dossiers, bewaakt deadlines en houdt overzicht over verschillende lopende transacties.

Je hebt daarnaast een inhoudelijke rol in de ondersteuning van vastgoedtransacties. Je bereidt juridische documenten voor, verzorgt correspondentie en archivering en zorgt dat dossiers zorgvuldig en op tijd worden afgerond. Je schakelt daarbij met notarissen, kandidaat-notarissen, cliënten en externe partijen zoals banken en makelaars.

De Real Estate-praktijk werkt nauw samen met andere secties binnen kantoor en met Baker McKenzie-kantoren wereldwijd. Je komt terecht in een professionele, internationale en tegelijkertijd informele omgeving. Geen dag is hetzelfde en juist de combinatie van organiseren, inhoudelijk ondersteunen en veelvuldig schakelen maakt deze rol interessant.

Als Executive Assistant (EA) bied je proactieve en hoogwaardige ondersteuning aan het investeringsteam. Je zorgt ervoor dat de partners zich volledig kunnen richten op hun belangrijkste investeringsactiviteiten, relaties met stakeholders en strategische besluitvorming.

Samen met drie andere Executive Assistants ondersteun je het investeringsteam van Forbion en zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel en efficiënt verloopt.

Als Executive assistant zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je beheert agenda's, organiseert afspraken, meetings, reizen en evenementen en bent een belangrijke schakel tussen het investeringsteam en verschillende interne en externe contacten. Je houdt overzicht, denkt vooruit en ziet wat er nodig is voordat erom gevraagd wordt. Daarnaast denk je actief mee over hoe de processen slimmer en efficiënter gemaakt kunnen worden. Samen met het Support Team zorg je voor structuur, kwaliteit en een fijne samenwerking.

Als Office & Operations Coordinator ben jij degene die ervoor zorgt dat achter de schermen alles soepel loopt. Je hebt een brede verantwoordelijkheid en bent niet bang om je handen uit de mouwen te steken.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Office & Facility Management: van kantoorvoorraden en bestellingen tot contact met leveranciers en het regelen van facilitaire zaken.
• IT & Onboarding: laptops, accounts en toegangen regelen voor nieuwe collega’s en schakelen met de externe IT-partner.
• HR-administratie: ondersteunen bij onboarding, personeelsdocumentatie, systemen en bijvoorbeeld verzuimadministratie.
• Legal & Contract Management: contracten opstellen en controleren, documentbeheer, de legal mailbox bijhouden en openstaande acties opvolgen.
• Finance & Debiteurenbeheer: facturen verwerken en controleren in Exact/Yoobi en achter openstaande betalingen aangaan.
• Event Management: interne events én events voor klanten en freelancers organiseren en ondersteunen.
• Marketing & Communicatie: helpen met e-mailcommunicatie, Mailchimp, social media, Canva en eventcommunicatie.

En belangrijk: dit is geen baan waarin je de hele dag achter je laptop zit. Soms moet er iets besteld worden, een leverancier worden nagebeld of moet je gewoon even zorgen dat iets op kantoor geregeld wordt. Juist die praktische afwisseling maakt deze rol zo leuk.

In deze rol ben je een onmisbare schakel in de dagelijkse praktijk. Samen met de andere assistants ondersteun je het volledige juridische team en werk je aan uitdagende en hoogwaardige dossiers. Jij zorgt ervoor dat juridische stukken er perfect uitzien, dossiers altijd up-to-date zijn en dictaten snel en nauwkeurig worden uitgewerkt. 

Je bewaakt deadlines, houdt agenda’s strak georganiseerd en zorgt dat afspraken, transacties en deadlines naadloos op elkaar aansluiten. Ook schakel je dagelijks met diverse partijen: van advocaten en cliënten tot andere adviseurs, en bent daarbij een professioneel, scherp en toegankelijk aanspreekpunt. 

Daarnaast richt je je 50% van de tijd op de ondersteuning van een Partner. Zijn agenda loopt snel over, maar dankzij jouw overzicht, discretie en proactieve houding loopt alles soepel. Je pakt dingen snel op, bouwt vertrouwen op en weet steeds beter vooruit te denken en zaken uit handen te nemen. Ook privé ondersteun je hem waar nodig, bijvoorbeeld bij het plannen van afspraken.

Voor het kantoor in Amsterdam zijn we op zoek naar een HR-specialist. In deze rol werk je nauw samen met de Office Managing Partner, General Manager, HR Business Partners, de Ondernemingsraad en andere belangrijke stakeholders. Je bent een inhoudelijk sterke sparringpartner op HR-vraagstukken en speelt een actieve rol in de verdere professionalisering van onze HR-processen en employee experience.

Als HR Specialist ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan lokale HR-onderwerpen. Je schakelt dagelijks met verschillende stakeholders en zorgt ervoor dat beleid, processen en initiatieven zowel aansluiten op de wereldwijde strategie als op lokale wet- en regelgeving en compliance vereisten.

Je combineert inhoudelijke kennis (o.a. arbeidsrecht en compensations & benefits) met een hands-on aanpak en zorgt ervoor dat HR-processen accuraat en consistent worden uitgevoerd.

Je ondersteunt de payroll- en employee lifecycle-processen en draagt bij aan de implementatie van de wereldwijde People & Talent-strategie in Amsterdam. Je bent aanspreekpunt voor employee relations en arbeidsrechtelijke trajecten, zoals verzuim en exits. Daarnaast werk je aan HR-beleid en -procedures en houd je je bezig met thema’s als wellbeing, inclusie, compensatie en Global Mobility, waaronder immigratie, relocatie en secondments.