Vacature overzicht

Als Office & Operations Coordinator ben jij degene die ervoor zorgt dat achter de schermen alles soepel loopt. Je hebt een brede verantwoordelijkheid en bent niet bang om je handen uit de mouwen te steken.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Office & Facility Management: van kantoorvoorraden en bestellingen tot contact met leveranciers en het regelen van facilitaire zaken.
• IT & Onboarding: laptops, accounts en toegangen regelen voor nieuwe collega’s en schakelen met de externe IT-partner.
• HR-administratie: ondersteunen bij onboarding, personeelsdocumentatie, systemen en bijvoorbeeld verzuimadministratie.
• Legal & Contract Management: contracten opstellen en controleren, documentbeheer, de legal mailbox bijhouden en openstaande acties opvolgen.
• Finance & Debiteurenbeheer: facturen verwerken en controleren in Exact/Yoobi en achter openstaande betalingen aangaan.
• Event Management: interne events én events voor klanten en freelancers organiseren en ondersteunen.
• Marketing & Communicatie: helpen met e-mailcommunicatie, Mailchimp, social media, Canva en eventcommunicatie.

En belangrijk: dit is geen baan waarin je de hele dag achter je laptop zit. Soms moet er iets besteld worden, een leverancier worden nagebeld of moet je gewoon even zorgen dat iets op kantoor geregeld wordt. Juist die praktische afwisseling maakt deze rol zo leuk.

In deze rol ben je een onmisbare schakel in de dagelijkse praktijk. Samen met de andere assistants ondersteun je het volledige juridische team en werk je aan uitdagende en hoogwaardige dossiers. Jij zorgt ervoor dat juridische stukken er perfect uitzien, dossiers altijd up-to-date zijn en dictaten snel en nauwkeurig worden uitgewerkt. 

Je bewaakt deadlines, houdt agenda’s strak georganiseerd en zorgt dat afspraken, transacties en deadlines naadloos op elkaar aansluiten. Ook schakel je dagelijks met diverse partijen: van advocaten en cliënten tot andere adviseurs, en bent daarbij een professioneel, scherp en toegankelijk aanspreekpunt. 

Daarnaast richt je je 50% van de tijd op de ondersteuning van een Partner. Zijn agenda loopt snel over, maar dankzij jouw overzicht, discretie en proactieve houding loopt alles soepel. Je pakt dingen snel op, bouwt vertrouwen op en weet steeds beter vooruit te denken en zaken uit handen te nemen. Ook privé ondersteun je hem waar nodig, bijvoorbeeld bij het plannen van afspraken.

Als PA & Office Manager ben jij de onmisbare rechterhand van de Founder van MG Partners. Jij creëert rust in een omgeving waar snelheid de norm is, bewaakt de focus wanneer er veel tegelijk speelt en zorgt ervoor dat de juiste zaken op het juiste moment aandacht krijgen. Dankzij jouw scherpe prioritering, gevoel voor verhoudingen en natuurlijke regie kan de Founder zich volledig richten op het bouwen aan groei en het realiseren van ambities. Je pakt uiteenlopende projecten zelfstandig op, van de inrichting en verdere ontwikkeling van het nieuwe kantoor aan de Amsterdamse grachten tot het organiseren van bijeenkomsten, investeerders- en relatie-evenementen waarbij alles tot in de puntjes is verzorgd.

Je kijkt daarbij continu hoe werkzaamheden slimmer kunnen worden ingericht. Je vindt het leuk om nieuwe AI-tools en automatiseringen te ontdekken, werkstromen efficiënter te maken en zoveel mogelijk te automatiseren. Niet omdat technologie een doel op zich is, maar omdat het ruimte creëert voor persoonlijk contact en aandacht voor relaties.

Daarnaast ben je een vertrouwde sparringpartner van de Founder, ook buiten de organisatie. Je ondersteunt bij uiteenlopende privéprojecten, zoals vastgoed- en verbouwtrajecten, en stemt daarbij moeiteloos af met architecten, aannemers en andere betrokken partijen. Door jouw discretie, zelfstandigheid en oog voor detail weet je precies wat nodig is.

Voor veel assistants komt er een moment waarop je merkt dat je meer wilt dan alleen op hoog niveau ondersteunen. Bij De Brauw Blackstone Westbroek krijg je de mogelijkheid om de stap te maken van ervaren Assistant naar Team Lead.

Als Team Lead vervul je een veelzijdige rol waarin je operationele betrokkenheid combineert met leiderschap. Je blijft dicht bij de dagelijkse praktijk staan en bent tegelijkertijd verantwoordelijk voor de coördinatie 10 tot 12 assistants. Je bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening, houdt zicht op capaciteit en werkverdeling en zorgt ervoor dat werkzaamheden soepel en efficiënt verlopen.

Als zichtbaar aanspreekpunt voor assistants, advocaten, partners en HR weet je precies wat er speelt binnen de teams. Je brengt mensen samen, stemt verwachtingen op elkaar af en zorgt voor een prettige en professionele samenwerking. Dankzij jouw natuurlijke leiderschap en coachende aanpak begeleid je collega's in hun ontwikkeling, ondersteun je onboardingtrajecten en draag je bij aan een omgeving waarin mensen kunnen groeien en excelleren.

Daarnaast kijk je continu naar mogelijkheden om processen, samenwerking en werkwijzen verder te verbeteren. Je signaleert kansen, neemt initiatief en vertaalt ideeën naar concrete resultaten die bijdragen aan een toekomstbestendige supportorganisatie.

Voor een huurder kan één telefoontje het verschil maken. Als Medewerker Customer Service bij Vesteda ben jij het eerste aanspreekpunt voor huurders. Of iemand nu belt met een lekkage, een vraag heeft over zijn woning of behoefte heeft aan iemand die meedenkt; jij zorgt ervoor dat iedere huurder zich gehoord voelt en dat er snel een passende oplossing komt.

Geen dag is hetzelfde. De ene huurder belt met een onderhoudsvraag, de volgende wil meer weten over zijn woning en weer iemand anders heeft behoefte aan een luisterend oor. Jij bent degene die het overzicht bewaart, vragen beantwoordt en ervoor zorgt dat meldingen bij de juiste collega's of leveranciers terechtkomen. Ondertussen houd je huurders op de hoogte van de voortgang en zorg je ervoor dat zij altijd weten waar ze aan toe zijn.

Je komt terecht in een hecht Customer Service-team van negen collega's onder leiding van Karin. Zij geeft je veel vrijheid en vertrouwen, maar zorgt tegelijkertijd voor duidelijke structuur. Samen streven jullie iedere dag naar hetzelfde doel: huurders de best mogelijke service bieden.

Je bent de rechterhand van de twee partners en de verbindende kracht binnen DELTA. Terwijl zij zich focussen op investeringen en strategische vraagstukken, zorg jij ervoor dat alles daaromheen soepel verloopt. Je optimaliseert agenda’s, bereidt meetings tot in de puntjes voor en zorgt dat iedereen op het juiste moment over de juiste informatie beschikt.

Ondertussen schakel je moeiteloos tussen het organiseren van boardmeetings en relatie-events, het onderhouden van contact met CEO’s, CFO’s en andere stakeholders en het verzorgen van een representatief kantoor. Ook ondersteun je bij administratieve, financiële en HR-gerelateerde processen en zie je continu waar zaken slimmer of efficiënter kunnen. Dankzij jouw organisatietalent, oog voor detail en proactieve manier van werken kunnen de partners én het team zich volledig richten op waar zij het beste in zijn: het bouwen van leidende bedrijven.

Je kent het wel. Die agenda die nét even slimmer kan. Dat event dat tot in de puntjes geregeld moet zijn. De partner die zich volledig kan focussen op zijn werk, omdat jij overal al drie stappen vooruit hebt gedacht.

Voor Standard Investment zijn we op zoek naar een enthousiaste Office Assistant die ervoor zorgt dat het kantoor soepel draait. Je wordt de rechterhand van Office Manager, die momenteel verantwoordelijk is voor de dagelijkse office werkzaamheden. Je ondersteunt haar waar nodig en krijgt steeds meer verantwoordelijkheid om werkzaamheden zelfstandig op te pakken.

Het is een rol voor iemand die graag vooruitdenkt, ziet wat er moet gebeuren en niet afwacht tot iemand het vraagt. Van het regelen van kantoorbenodigdheden en ondersteunen bij events tot het bewaken van de dagelijkse gang van zaken: jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen goed geregeld is.

Als Legal Assistant ondersteun je een vaste groep advocaten en zorg je ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op hun cliënten en dossiers. Jij bent degene die vooruitdenkt, overzicht bewaart en ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. Ook wanneer de planning onverwachts verandert of de druk tijdelijk toeneemt, houd jij het hoofd koel.

Je beheert agenda's, plant afspraken en bewaakt belangrijke deadlines. Je bent het eerste aanspreekpunt voor cliënten en andere relaties, verwerkt declaraties en zorgt ervoor dat dossiers volledig en zorgvuldig worden bijgehouden. Daarnaast stel je documenten op, controleer je stukken, maak je presentaties en zorg je ervoor dat alle correspondentie en documentatie professioneel wordt verwerkt.

Afhankelijk van de praktijk waarin je werkzaam bent, ondersteun je bij verschillende soorten dossiers. Binnen de procespraktijk werk je regelmatig processtukken uit en stel je procesdossiers samen. Werk je binnen de ondernemingsrechtpraktijk, dan ondersteun je bij transacties en de uitgebreide documentatie die daarbij komt kijken. Daarnaast spring je, waar nodig, bij tijdens bijeenkomsten of andere organisatorische werkzaamheden binnen het kantoor.

Geen dag is hetzelfde. De ene ochtend ontvang je bezoekers en zorg je dat het kantoor er representatief uitziet, terwijl je tussendoor schakelt met leveranciers, de voorraad beheert en praktische zaken regelt. Vervolgens duik je in de administratie en zorg je ervoor dat facturen zorgvuldig worden verwerkt en kosten op de juiste entiteiten worden geboekt. Ook controleer je creditcarduitgaven en ondersteun je bij financiële processen. Daarnaast speel je een belangrijke rol binnen HR: je verzorgt mutaties, ondersteunt bij salariscontroles en zorgt ervoor dat nieuwe collega's een vliegende start maken met een perfect georganiseerde onboarding. En omdat verbinding minstens zo belangrijk is als structuur, organiseer jij ook de teamdiners, uitjes, de jaarlijkse offsite en andere momenten waarop collega's samenkomen.

Jij bent degene die ervoor zorgt dat alles klopt. Niet omdat iemand het vraagt, maar omdat jij het allang hebt gezien. Een kantoor dat tot in de puntjes verzorgd is. Een factuur die precies op de juiste plek terechtkomt. Een nieuwe collega die zich vanaf dag één welkom voelt. Een partner die zich volledig kan focussen op investeringen, omdat jij achter de schermen alles onder controle hebt. Jij brengt rust, overzicht en kwaliteit. En juist daardoor maak jij iedere dag impact.