Vacature overzicht

Jij bent degene die ervoor zorgt dat de Managing Director altijd een stap voor is. Een agenda die continu verandert? Jij houdt het overzicht. Een belangrijke meeting die eraan komt? Jij hebt de juiste informatie al klaargezet. Een reis naar Brussel die nog geregeld moet worden? Jij hebt het geregeld voordat iemand ernaar vraagt.

Als Personal Assistant van de Managing Director Benelux ben jij de onmisbare spil in zijn dagelijkse werkzaamheden. Je brengt structuur in een dynamische agenda, bewaakt wat écht prioriteit heeft en zorgt dat afspraken, communicatie, reizen en opvolging soepel verlopen. Je denkt vooruit, signaleert waar het kan wringen en komt zelf in actie om zaken op te lossen.

Je werkt nauw samen met de Managing Director en schakelt met het Management Team, collega's in Amsterdam en Brussel en internationale stakeholders. Daardoor weet je precies wat er speelt en kun je snel schakelen wanneer de situatie daarom vraagt.

Dit is een rol voor iemand die energie krijgt van verantwoordelijkheid en het heerlijk vindt als alles klopt. Een echte één-op-één PA-positie waarin jij met jouw organisatietalent, scherpte en vooruitziende blik zorgt voor rust, overzicht en ruimte voor de Managing Director om zich te focussen op waar hij het verschil maakt.

Voor een huurder kan één telefoontje het verschil maken. Als Medewerker Customer Service bij Vesteda ben jij het eerste aanspreekpunt voor huurders. Of iemand nu belt met een lekkage, een vraag heeft over zijn woning of behoefte heeft aan iemand die meedenkt; jij zorgt ervoor dat iedere huurder zich gehoord voelt en dat er snel een passende oplossing komt.

Geen dag is hetzelfde. De ene huurder belt met een onderhoudsvraag, de volgende wil meer weten over zijn woning en weer iemand anders heeft behoefte aan een luisterend oor. Jij bent degene die het overzicht bewaart, vragen beantwoordt en ervoor zorgt dat meldingen bij de juiste collega's of leveranciers terechtkomen. Ondertussen houd je huurders op de hoogte van de voortgang en zorg je ervoor dat zij altijd weten waar ze aan toe zijn.

Je komt terecht in een hecht Customer Service-team van negen collega's onder leiding van Karin. Zij geeft je veel vrijheid en vertrouwen, maar zorgt tegelijkertijd voor duidelijke structuur. Samen streven jullie iedere dag naar hetzelfde doel: huurders de best mogelijke service bieden.

Als Legal Assistant zorg jij dat de dagelijkse praktijk van de advocaten soepel en gestructureerd verlopen. Je bewaakt deadlines, houdt overzicht in lopende dossiers en brengt rust in de planning wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen.

Je werkt nauw samen met de advocaten en bent het vaste aanspreekpunt voor organisatorische en administratieve ondersteuning. Je denkt vooruit, signaleert wat er nodig is voordat iemand erom vraagt en zorgt dat werkzaamheden zorgvuldig en op tijd worden uitgevoerd.

Naast het draaiend houden van de praktijk is er ruimte om mee te denken over hoe het secretariaat verder kan worden ingericht. Je kijkt met een frisse, praktische blik naar werkwijzen en draagt bij aan een efficiënte samenwerking binnen het kantoor.

Als Team Assistant Real Estate ben jij de organisatorische spil binnen de vastgoedpraktijk van Lubbers & Dijk. Je ondersteunt notarissen, kandidaat-notarissen en juridisch medewerkers en zorgt dat dossiers op orde zijn, afspraken goed zijn voorbereid en deadlines gehaald worden.

Je maakt vastgoeddossiers aan, beheert ze en verzorgt de administratieve verwerking. Je bereidt correspondentie en (juridische) documenten voor, vraagt stukken op bij cliënten en externe partijen en checkt of dossiers compleet zijn. Ook heb je veel contact met makelaars, banken, adviseurs en andere notariskantoren.

Je bewaakt acties, jaagt ontbrekende informatie na en zorgt na het passeren voor een nette afronding en voortgangsbewaking.

Als Legal Secretary binnen de Real Estate-praktijk ben je samen met een andere Legal Secretary een belangrijke schakel binnen het team. Je ondersteunt de principal partner, counsel, legal director en associates en zorgt dat de dagelijkse praktijk soepel verloopt. Je beheert agenda’s, mailboxen en dossiers, bewaakt deadlines en houdt overzicht over verschillende lopende transacties.

Je hebt daarnaast een inhoudelijke rol in de ondersteuning van vastgoedtransacties. Je bereidt juridische documenten voor, verzorgt correspondentie en archivering en zorgt dat dossiers zorgvuldig en op tijd worden afgerond. Je schakelt daarbij met notarissen, kandidaat-notarissen, cliënten en externe partijen zoals banken en makelaars.

De Real Estate-praktijk werkt nauw samen met andere secties binnen kantoor en met Baker McKenzie-kantoren wereldwijd. Je komt terecht in een professionele, internationale en tegelijkertijd informele omgeving. Geen dag is hetzelfde en juist de combinatie van organiseren, inhoudelijk ondersteunen en veelvuldig schakelen maakt deze rol interessant.

Als Executive Assistant (EA) bied je proactieve en hoogwaardige ondersteuning aan het investeringsteam. Je zorgt ervoor dat de partners zich volledig kunnen richten op hun belangrijkste investeringsactiviteiten, relaties met stakeholders en strategische besluitvorming.

Samen met drie andere Executive Assistants ondersteun je het investeringsteam van Forbion en zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel en efficiënt verloopt.

Als Executive assistant zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je beheert agenda's, organiseert afspraken, meetings, reizen en evenementen en bent een belangrijke schakel tussen het investeringsteam en verschillende interne en externe contacten. Je houdt overzicht, denkt vooruit en ziet wat er nodig is voordat erom gevraagd wordt. Daarnaast denk je actief mee over hoe de processen slimmer en efficiënter gemaakt kunnen worden. Samen met het Support Team zorg je voor structuur, kwaliteit en een fijne samenwerking.

Als Office & Operations Coordinator ben jij degene die ervoor zorgt dat achter de schermen alles soepel loopt. Je hebt een brede verantwoordelijkheid en bent niet bang om je handen uit de mouwen te steken.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Office & Facility Management: van kantoorvoorraden en bestellingen tot contact met leveranciers en het regelen van facilitaire zaken.
• IT & Onboarding: laptops, accounts en toegangen regelen voor nieuwe collega’s en schakelen met de externe IT-partner.
• HR-administratie: ondersteunen bij onboarding, personeelsdocumentatie, systemen en bijvoorbeeld verzuimadministratie.
• Legal & Contract Management: contracten opstellen en controleren, documentbeheer, de legal mailbox bijhouden en openstaande acties opvolgen.
• Finance & Debiteurenbeheer: facturen verwerken en controleren in Exact/Yoobi en achter openstaande betalingen aangaan.
• Event Management: interne events én events voor klanten en freelancers organiseren en ondersteunen.
• Marketing & Communicatie: helpen met e-mailcommunicatie, Mailchimp, social media, Canva en eventcommunicatie.

En belangrijk: dit is geen baan waarin je de hele dag achter je laptop zit. Soms moet er iets besteld worden, een leverancier worden nagebeld of moet je gewoon even zorgen dat iets op kantoor geregeld wordt. Juist die praktische afwisseling maakt deze rol zo leuk.

In deze rol ben je een onmisbare schakel in de dagelijkse praktijk. Samen met de andere assistants ondersteun je het volledige juridische team en werk je aan uitdagende en hoogwaardige dossiers. Jij zorgt ervoor dat juridische stukken er perfect uitzien, dossiers altijd up-to-date zijn en dictaten snel en nauwkeurig worden uitgewerkt. 

Je bewaakt deadlines, houdt agenda’s strak georganiseerd en zorgt dat afspraken, transacties en deadlines naadloos op elkaar aansluiten. Ook schakel je dagelijks met diverse partijen: van advocaten en cliënten tot andere adviseurs, en bent daarbij een professioneel, scherp en toegankelijk aanspreekpunt. 

Daarnaast richt je je 50% van de tijd op de ondersteuning van een Partner. Zijn agenda loopt snel over, maar dankzij jouw overzicht, discretie en proactieve houding loopt alles soepel. Je pakt dingen snel op, bouwt vertrouwen op en weet steeds beter vooruit te denken en zaken uit handen te nemen. Ook privé ondersteun je hem waar nodig, bijvoorbeeld bij het plannen van afspraken.

Voor het kantoor in Amsterdam zijn we op zoek naar een HR-specialist. In deze rol werk je nauw samen met de Office Managing Partner, General Manager, HR Business Partners, de Ondernemingsraad en andere belangrijke stakeholders. Je bent een inhoudelijk sterke sparringpartner op HR-vraagstukken en speelt een actieve rol in de verdere professionalisering van onze HR-processen en employee experience.

Als HR Specialist ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan lokale HR-onderwerpen. Je schakelt dagelijks met verschillende stakeholders en zorgt ervoor dat beleid, processen en initiatieven zowel aansluiten op de wereldwijde strategie als op lokale wet- en regelgeving en compliance vereisten.

Je combineert inhoudelijke kennis (o.a. arbeidsrecht en compensations & benefits) met een hands-on aanpak en zorgt ervoor dat HR-processen accuraat en consistent worden uitgevoerd.

Je ondersteunt de payroll- en employee lifecycle-processen en draagt bij aan de implementatie van de wereldwijde People & Talent-strategie in Amsterdam. Je bent aanspreekpunt voor employee relations en arbeidsrechtelijke trajecten, zoals verzuim en exits. Daarnaast werk je aan HR-beleid en -procedures en houd je je bezig met thema’s als wellbeing, inclusie, compensatie en Global Mobility, waaronder immigratie, relocatie en secondments.

Als Executive Assistant zorg je dat de partners en het managementteam hun aandacht kunnen richten op de inhoud en de besluitvorming, terwijl jij de randvoorwaarden strak organiseert. Je beheert complexe agenda’s, coördineert belangrijke overleggen en organiseert internationale reizen voor zakelijke afspraken en evenementen. Je bent een vertrouwd aanspreekpunt en bewaakt de opvolging van besluiten, actiepunten en gemaakte afspraken, zodat niets blijft liggen.

Daarnaast ondersteun je commerciële activiteiten door CRM-gegevens actueel te houden, rapportages voor te bereiden en relatiebeheer te coördineren.

Ook ondersteun je op het gebied van corporate governance en compliance. Je coördineert aandeelhouders, bestuurs- en managementvergaderingen, beheert contracten en documentatie en bewaakt de opvolging van besluiten.

Tot slot ondersteun je operationele en financiële processen, waaronder facturatie en betalingen, en draag je bij aan een soepele bedrijfsvoering.

Als Operations Officer ben jij de organisatorische spil achter de schermen. Jij zorgt ervoor dat de financiële administratie op orde is, van het verwerken van facturen en declaraties tot het ondersteunen bij debiteurenbeheer. Ook op het gebied van compliance speel je een belangrijke rol. Je verzamelt en beheert AML/KYC-documentatie en zorgt ervoor dat de bijbehorende administratie zorgvuldig wordt bijgehouden.

Daarnaast zorg je ervoor dat alles rondom de komst en het vertrek van collega’s soepel verloopt. Je houdt de personeelsadministratie bij, verwerkt verlofregistraties en schakelt met de salarisadministratie. Ook het kantoor zelf valt onder jouw hoede: je onderhoudt contact met leveranciers, regelt kantoorbenodigdheden en zorgt voor een prettige, goed georganiseerde werkomgeving. En is er ondersteuning nodig bij een teamactiviteit, evenement of zakelijke reis? Dan spring je waar nodig met plezier bij. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling maakt jouw rol zo leuk!

Als Executive Assistant bied je proactieve en hoogwaardige ondersteuning aan het Investment Team. Je zorgt ervoor dat de partners zich volledig kunnen richten op hun belangrijkste verantwoordelijkheden: het beoordelen van investeringskansen, het onderhouden van relaties met stakeholders en het nemen van strategische beslissingen.

Je werkt in een team met 5 andere EA's en ondersteunt het Investment Team met de focus op het BioEconomy Fund. Daarnaast ben je de vaste Executive Assistant van Alex Hoffmann en Joy Faucher, beiden Generel Partner binnen het Bioeconomy Fund.

Het is een veelzijdige functie waarin je zorgt voor een goed georganiseerde agenda, soepel geplande meetings en internationale reizen, verzorgt de administratie en declaraties, organiseert congressen, diners en interne evenementen en zorgt voor een goede afstemming met interne en externe stakeholders.

Als rechterhand van de Unit Lead speel je een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse praktijk. Je houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat de juiste prioriteiten op het juiste moment aandacht krijgen. Daarbij beheer je niet alleen de agenda, maar begrijp je ook wat er speelt en wat belangrijk is binnen de organisatie. Je zorgt dat interne en externe meetings goed zijn voorbereid, de juiste mensen betrokken zijn en afspraken worden opgevolgd. Acties en deadlines houd je scherp in het vizier en je schakelt gemakkelijk met verschillende stakeholders.

Naast je ondersteuning van de Unit Lead geef je leiding aan het Benelux EA-team, bestaande uit de Amsterdam-based EAs en de ACE support in Boekarest. Je bouwt aan een teamcultuur waarin eigenaarschap, service, samenwerking en continue verbetering centraal staan. Je coacht en ontwikkelt de EAs richting een steeds proactievere vorm van executive support en brengt structuur in de manier waarop het team samenwerkt. Denk aan heldere communicatie, standaarden, handovers en werkafspraken. Samen met het ACE-team in Boekarest zorg je voor één geïntegreerde supportorganisatie die soepel en professioneel functioneert.

Binnen de Unit ben jij daarmee niet alleen de rechterhand van de Unit Lead, maar ook de drijvende kracht achter het EA-team. Je vertegenwoordigt het team in relevante overleggen, bent het aanspreekpunt voor EA-gerelateerde onderwerpen en blijft continu kijken waar de ondersteuning slimmer, sterker en effectiever kan.

Als Senior Analyst (CFO Practice) bij Egon Zehnder ben je verantwoordelijk voor het coördineren van executive search-opdrachten. Je ontwikkelt searchstrategieën in samenwerking met consultants en partners en voert diepgaand markt- en kandidatenonderzoek uit. Je benadert actief senior finance professionals en bereidt client-ready documentatie voor, zoals profielen en statusupdates. Je signaleert marktontwikkelingen en business development kansen, en begeleidt en coacht (junior) analisten. Geen week is hetzelfde; je werkt parallel aan meerdere opdrachten en schakelt dagelijks met consultants. Je verdeelt je tijd tussen inhoudelijk onderzoek, stakeholdermanagement en het voorbereiden van klantgesprekken, vaak in een internationale context.

Als EA van de CEO en CFO van NLKG ben jij de onmisbare rechterhand van zowel Mikael Andersson als de CFO. Jij creëert rust en overzicht in een organisatie die volop in ontwikkeling is, bewaakt de prioriteiten en zorgt ervoor dat de juiste zaken op het juiste moment aandacht krijgen. Dankzij jouw scherpe prioritering, organisatiesensitiviteit en natuurlijke regie kan de CEO en CFO zich volledig richten op de verdere groei, integratie en professionalisering van NLKG.

Je beheert de agenda van de CEO en CFO, bereidt belangrijke meetings voor en zorgt dat vergaderstukken, presentaties, notulen en actiepunten goed worden voorbereid en opgevolgd. Als centrale schakel tussen de CEO/CFO en de organisatie zorg je ervoor dat informatie op de juiste plek terechtkomt, bewaak je deadlines en actielijsten en houd je zicht op wat er binnen de organisatie speelt.

Je kijkt daarbij continu vooruit. Je signaleert wat aandacht nodig heeft voordat de CEO en CFO erom vragen, denkt actief mee en pakt zaken waar mogelijk zelfstandig op. Je schakelt gemakkelijk met MT-leden, medewerkers, investeerders en andere belangrijke stakeholders en weet daarbij verschillende belangen goed aan te voelen en met elkaar te verbinden.

Daarnaast ondersteun je bij organisatiebrede projecten en verandertrajecten, bijvoorbeeld rondom de verdere integratie en centralisatie van de klinieken. Je vindt het leuk om structuur aan te brengen in een omgeving die nog volop wordt vormgegeven en krijgt de vrijheid om de rol van EA verder vorm te geven.

Voor Translink zoekt 2ASSISTU een ervaren Personal Assistant to CEO die rust, overzicht en regie brengt in een dynamische bestuurlijke omgeving. In deze rol ben je de rechterhand van de CEO: je anticipeert, organiseert en bewaakt de voortgang, zodat de CEO maximaal kan focussen op strategie, stakeholders en besluitvorming. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties en je weet precies wat wanneer aandacht vraagt.

• Ondersteunen van de directie van Translink, met focus op de CEO.
• Complex agenda- en mailboxbeheer, inclusief prioritering en afstemming.
• Voorbereiden, organiseren en coördineren van directie-, MT- en bestuursvergaderingen.
• Verzorgen van agenda’s, vergaderstukken, presentaties en overige benodigde informatie.
• Bewaken van actiepunten, deadlines en opvolging van gemaakte afspraken.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties van de CEO.
• Coördineren van afspraken met belangrijke stakeholders (vervoerders, partners, toezichthouders en andere externe relaties).
• Voorbereiden van de CEO op vergaderingen, presentaties en externe afspraken door relevante informatie en dossiers te verzamelen.
• Organiseren en coördineren van zakelijke reizen, congressen en evenementen.
• Verzorgen van correspondentie en waar nodig zelfstandig opstellen van e-mails, brieven en andere communicatie namens de CEO.
• Signaleren wat aandacht vraagt en de CEO proactief informeren over belangrijke ontwikkelingen en afspraken.

Als Campus Recruiter ben je verantwoordelijk voor het volledige recruitmentproces van junior consultants en stagiairs. Je organiseert en bent aanwezig bij evenementen en business courses om hoogwaardig talent aan te trekken. Daarnaast werk je nauw samen met interne stakeholders om de wervingsbehoeften scherp te krijgen en de juiste kandidaten te vinden. Je houd je bezig met het analyseren van recruitmentdata en gebruikt deze inzichten om de campus recruitmentstrategie continu te optimaliseren. Je bent daarmee een belangrijke schakel in het aantrekken en selecteren van hoogpotentieel talent.

In deze functie combineer je het beste van twee werelden. Jij bent degene die ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Ongeveer de helft van je tijd ben je hét gezicht van het kantoor. Je ontvangt bezoekers, zorgt dat vergaderruimtes perfect zijn voorbereid, regelt de catering en bent het eerste aanspreekpunt voor collega's, klanten en leveranciers. Dankzij jouw gastvrije en professionele aanpak voelt iedereen zich direct welkom. 

De andere helft van je week ondersteun je de Co-Head Nederland en zijn team van ongeveer 30 collega's. De ene dag plan je complexe agenda's, organiseer je een internationale reis of help je bij een evenement. De volgende dag stem je af met leveranciers, regel je een toegangspas voor een nieuwe collega, schakel je met IT of organiseer je de maandelijkse teamborrel. Tussendoor houd je de kantoorvoorraad op peil en zorg je ervoor dat collega's zich volledig kunnen richten op hun werk. Juist die combinatie van organiseren, ontzorgen en continu schakelen maakt deze rol zo veelzijdig.