Als Management Assistant ondersteun je een manager of directielid door administratieve en secretariële taken op je te nemen. Je bent het visitekaartje van de afdeling en zorgt dat de werkdag van een drukbezette manager of soms ook managers gestructureerd verloopt. Van de telefoon aannemen tot afspraken inplannen en vergaderingen organiseren: jij fixt het allemaal!
Het allerleukste aan deze functie? Je kan bij heel veel verschillende organisaties aan de slag. Zeker bij de grotere bedrijven staat er vaak een manager aan het hoofd van elke afdeling, die héél blij wordt van een rechterhand. Je assisteert bijvoorbeeld de manager van de afdeling HR, communicatie of sales. Aan jou de keus!
Meestal start je eerst als interim office manager en kan je eventueel met de juiste mentaliteit, ambities en werkhouding later doorgroeien richting een Management Assistant functie.
Hoe ziet de functie Management Assistant eruit?
Leuk, het ondersteunen van het management, maar wat doe je nou eigenlijk precies? Als Management Assistant voer je diverse taken uit, zoals; agenda’s bijhouden, inboxen beheren, afspraken en meetings plannen, meetings voorbereiden, administratie bijhouden, en afhankelijk van de organisatie, ook bezoekers ontvangen en de telefoon aannemen. Eigenlijk zorg jij ervoor dat het management zich kan focussen op hun core business, doordat jij een groot deel van de communicatie op je neemt en zorgt dat afspraken zo efficiënt mogelijk worden ingepland, kunnen zij nog beter hun werk doen.
De werkdag van een management assistant
Een baan als Management Assistant is ontzettend leuk en uitdagend. Soms wordt deze functie ook wel omschreven als Office Manager of directiesecretaresse. Als Management Assistant ondersteun je het management van een bedrijf of organisatie. Je organiseert activiteiten, correspondeert, beheert informatie en tenslotte houd je toezicht op de agenda van meerdere leden van het management.
Als Management Assistant ben je vaak als eerst op kantoor aanwezig. Je begint met een kop koffie en start vervolgens je computer op en begin je met de mailboxen op te schonen van de desbetreffende mensen voor wie je werkt. Ondertussen plan je wat afspraken in of verschuif je juist afspraken in agenda’s omdat de dag snel toch alweer anders loopt dan gepland. Documenten die moeten worden ondertekend verzamel je en je zorgt ervoor dat deze klaarliggen wanneer een lid van het management team arriveert op kantoor.
De tijd vliegt als Management Assistant en het is alweer tijd om te lunchen. Meteen na de lunch is er een MT meeting waarin alle belangrijke zaken worden besproken waarbij je vaak nieuwe taken krijgt die meteen prioriteit hebben een uitgevoerd moeten worden. Tijdens de meeting notuleer je de belangrijkste zaken die worden besproken en deze informatie mail je na afloop naar de leden van het MT. Dit is een voorbeeld van hoe een dag als Management Assistant eruit kan zien.
Specifieke taken die jij als Management Assistant uitvoert zijn:
- Agendabeheer
- Sorteren van post en andere administratieve zaken
- Het aannemen en doorverbinden van telefoontjes
- Ontvangen van bezoekers en belangrijke klanten
- Het notuleren onder meetings
- Organiseren en voorbereiden van vergaderingen
- Verzorgen van mailingen
Hoe kan je Management Assistant worden?
Om Management Assistant te worden kan je verschillende opleidingen volgen, denk bijvoorbeeld aan NCOI en het ROC. Daarnaast komt het ook veel voor om thuiscursussen of thuisstudies te volgen. Veel van deze cursussen en opleidingen duren ongeveer negen maanden.
Om carrière te maken als management assistant is het belangrijk om je te blijven ontwikkelen. Je bent nooit te oud om te leren of van functie te veranderen. Wanneer je werkt als assistant kun je binnen elke branche je loopbaan starten en heb je veel doorgroeimogelijkheden. Zo kan je op 22 jarige leeftijd starten als Junior Assistant en tijdens je loopbaan doorgroeien naar een functie als Management Assistant bij grote internationale bedrijven. Daarnaast kan je tijdens je loopbaan als Management Assistant diverse extra cursussen volgen. Denk hierbij aan Office, Engelse correspondentie en time management.
Ben jij op zoek naar een baan als Management Assistant? Dan ben je bij 2ASSISTU aan het goede adres. Samen met jou vinden wij het juiste bedrijf waar jij aan de slag kan gaan. Jij bent als assistant onmisbaar binnen een organisatie en door jouw persoonlijkheid, vaardigheden en ervaring maak jij het verschil. Haal jij energie uit ontzorgen, het managen van complexe agenda’s, het boeken van reizen, het houden van overzicht en het verlenen van brede ondersteuning binnen een team dan is de functie als Management Assistant echt iets voor jou! Ben je na het lezen van deze blog wellicht toch meer geïnteresseerd in een interim secretaresse functie? Lees hier dan meer over op deze pagina.
De competenties van een Management Assistant
Als Management Assistant moet je beschikken over een aantal competenties. Je moet goed kunnen communiceren, zowel mondeling als schriftelijk. Je schakelt veel met verschillende mensen. Het moet voor iedereen duidelijk zijn waar en wanneer een afspraak plaatsvindt.
Verder is het belangrijk dat je snel kan schakelen en goed kan functioneren in een fast paced omgeving. Tijdens stressvolle situaties blijf jij kalm en zorg je voor rust.
Je bent proactief, betrokken en gedetailleerd. Jij weet precies waar de prioriteiten liggen binnen het team en je hebt een energieke, positieve en vriendelijke houding. Door jou voelen andere zich op hun gemak.
Eigenschappen en persoonlijkheid
Als Management Assistant is het belangrijk dat je secuur te werk gaat en dat je goed bent in het houden van overzicht. Jij weet precies waar en wanneer welke afspraak plaatsvindt. Je kan goed inschatten wat haalbaar is en wat prioriteit heeft. Jij bent een kei als het gaat om plannen, snel schakelen en duidelijk communiceren. Het is belangrijk dat een Management Assistant pro-actief is, flexibel en houd van ontzorgen. Door jou verlopen de drukke dagen van het management een stuk soepeler. Moet er een nieuwe afspraak worden ingepland waar diverse organisaties bij aanwezig moeten zijn? Voor jou geen probleem!
Doorgroeien als Management Assistant
Wil jij doorgroeien als Management Assistant? Zodra je meer ervaring opdoet, zal je ook meer verantwoordelijkheden krijgen en meer gaan verdienen. Door jezelf te ontwikkelen kan je doorgroeien tot Senior Management Assistant. Je zou ook de overstap kunnen maken naar een andere functie zoals bijvoorbeeld; facilitair medewerker of communicatiemedewerker. Ook hier geldt dat de verantwoordelijkheden en het salaris afhangen van de organisatie. Wanneer je werkzaam bent binnen een grote internationale organisatie heb je meer doorgroeimogelijkheden en zal je functie als Management Assistant zwaarder zijn.
Management Assistant, wat voor jou? Wij helpen je graag verder!
Ben je op zoek naar een passende baan als Assistant? Wij kunnen je daarbij helpen! Wij bemiddelen functies als Personal Assistant, Executive Assistant en Management Assistant. Jij bent binnen een organisatie onmisbaar en jouw persoonlijkheid is voor ons net zo belangrijk als je vaardigheden en ervaring. Je haalt energie uit ontzorgen, weet complexe agenda’s te managen, boekt reizen, houdt overzicht en ondersteund op verschillende fronten. Daarnaast is het belangrijk dat er een goede klik is tussen jou en je manager of team om de perfecte match te maken.
Door ons grote netwerk en sterke online aanwezigheid helpen we jou snel aan een nieuwe passende baan! Voor zowel vaste, als tijdelijke posities. Benieuwd naar onze vacature executive assistant? Bekijk dan onze vacature pagina’s.
